¿En tu edificio ya lo usan?: el aislamiento aceleró la digitalización de un sector que afecta a miles de personas

El 50% de las personas que habitan en ciudades medianas viven en edificios y ese número llega al 70% en las grandes capitales como Buenos Aires o San Pablo. Los vecinos que allí viven cada vez más prefieren operar de manera online lo que ha impulsado a las administraciones de consorcios a modernizarse.

La cuarentena aceleró aún más esta tendencia hacia la digitalización de su gestión, ante la urgente necesidad de continuar operando en forma remota, de comunicar novedades a vecinos y encargados en forma virtual en ese contexto.

Convivencia a prueba

"Apoyándose en la tecnología, los administradores y vecinos pueden transformar la manera en la que venían relacionándose y mejorarla significativamente", dice Albano Laiuppa, Director de ConsorcioAbierto, acerca de una de las problemáticas más en juego en estos meses: la de contener a los vecinos y mantener el buen clima.

Las relaciones son y seguirán siendo uno de los mayores desafíos en toda comunidad.

El sistema permite ahorrar y facilitar la comunicación.

"La gente desearía ya tener una vida un poco más normal; muchas veces incluso creen que el edificio es una unidad independiente de lo que pasa en el exterior y que se podría tomar otras medidas diferentes, poner otras reglas, pero aunque haya decisión mayoritaria de los vecinos no podemos hacerlo", explica Federico Álvarez Roldán, administrador de AR Administraciones.

Quienes administran los consorcios, como explica Álvarez Roldán, son actualmente los encargados de ser los portadores de malas noticias, recibir quejas, y sobre todo, contener. "Uno le está diciendo sistemáticamente al vecino cosas que no quiere escuchar. El administrador es un comunicador, el traductor de las decisiones que toma el Gobierno. Utilizando la tecnología la información llega más rápido, sin tecnología llegaría más dispersa y con mayor desgaste del administrador", agrega.

El contexto actual arroja nuevas necesidades y la digitalización es la gran aliada de los vecinos y los administradores. A través de ConsorcioAbierto, por ejemplo, los vecinos pueden controlar y pagar expensas, recibir comunicados de la administración, dar seguimiento a reclamos, hacer votaciones on line, entre otras funciones, lo que resulta hoy una herramienta ideal para mantener una comunicación eficaz a pesar del aislamiento.

Dinamizando la transformación digital

"El aislamiento obligatorio aceleró la transformación digital de las administraciones que aún operan con sistemas instalables o Excel. Los vecinos ya están digitalizados y demandan mayor agilidad en la vinculación con el administrador y en la convivencia entre ellos mismos. Considerar a los mayores en la solución también es importante y eso nos distingue", explica Albano Laiuppa, Director de ConsorcioAbierto.

Asimismo, subraya que "este contexto de operación remota obligatoria fue menos traumático para las administraciones que ya estaban digitalizadas y en otros casos expuso la necesidad de modernizarse. Esta tendencia digital es lo que más impactará en este rubro en el corto plazo."

Alvarez Roldán, usuario del sistema de gestión ConsorcioAbierto desde hace 4 años detalla: "La administración no puede parar, hay servicios que cumplir, cobrar, liquidar y pagar, hay una rutina de trabajo que no puede detenerse y justamente la tecnología agrega mucho valor en los temas administrativos, ya que permite obtener mayor eficiencia en todos los procesos".

Es importante poder llegar a todos los vecinos en tiempo real, ofrecer una mayor cobertura y accesibilidad; la tecnología va penetrando cada vez más. ConsorcioAbierto ofrece la posibilidad de monitorear el nivel de integración que tuvieron los vecinos en el uso de la plataforma y los usuarios advierten que la pandemia aceleró este proceso.

"El uso de ConsorcioAbierto al principio es del 60 o 70%; la gente más joven es más ávida de estas cuestiones, pero luego el vecino de cierta edad se va a acostumbrando, lo ayudan los hijos y nietos y se va integrando al sistema", explica Álvarez Roldán.

¿Y qué sucede cuando los vecinos necesitan tomar decisiones en conjunto en un contexto en el que no se pueden hacer reuniones de consorcio? "Para las medidas para la cual el consejo de administración necesita tener consenso de los vecinos y no se requiere un debate las votaciones online son ideales, se vota con un SI o un NO", explica Álvarez Roldán y da ejemplos: ajuste de servicios para ahorrar gastos, cierre de un acceso al edificio para reducir la carga de personal de seguridad en un determinado horario, etc.

Gestión financiera, la prioridad

Es habitual que en los meses de enero y febrero la morosidad en los consorcios aumente. Según datos de la administración F. Chilliari y asociados, en marzo la cuarentena ya encontró a algunos edificios con alrededor de un 20% de morosidad.

"Por este motivo, empezamos a buscar alternativas para reducir gastos, por ejemplo, eliminar horas extras del personal, comprar solamente insumos esenciales, reducir el personal de limpieza debido al menor movimiento en el edificio. Logramos finalmente bajar un 10% del gasto general promedio y decidimos mantenerlo en caja previendo la falta de cobranza", detalla la administradora Alejandra Chillari, de F. Chillari y Asociados, usuarios de ConsorcioAbierto.

En abril, detalla Chillari, pudieron recaudar en promedio el 78% de los gastos gracias a los recordatorios que se programan y envían desde la plataforma. Y así comenzaron mayo con una política más exhaustiva de reclamos que ayudó a que los pagadores tuvieran una participación activa.

Albano Laiuppa, Director de ConsorcioAbierto, explica el impacto de la digitalización en este complejo momento.

"Hicimos reuniones virtuales con estos grupos de propietarios explicándoles cuál era la situación real. La gente fue muy receptiva y entre ellos armaron sus propias comunicaciones con vecinos solicitando hacer un esfuerzo y que quienes pudieran pagar las expensas lo hicieran", explica Chillari y agrega que actualmente están analizando caso por caso las necesidades, posibilidades y respuestas, y que luego harán un estudio más minucioso; ese es el camino por el que logran avanzar.

Gestionar todos los consorcios en forma online y desde cualquier lugar, con un alto nivel de automatización en las tareas repetitivas para ahorrar tiempo valioso y enfocarse en lo importante. "Hoy más que nunca las posibilidades que acerca la tecnología les permite a las administraciones estar más cerca de los vecinos y brindar un servicio de calidad. Para que todos puedan adaptarse rápido al nuevo contexto configuramos una versión gratuita muy completa que está a disposición del sector", concluye Laiuppa.