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La otra cara del home office: cómo las empresas achicaron costos y cuáles son los rubros "out" del gasto mensual

La otra cara del home office: cómo las empresas achicaron costos y cuáles son los rubros "out" del gasto mensual

La otra cara del home office: cómo las empresas achicaron costos y cuáles son los rubros "out" del gasto mensual
La pandemia obligó a las organizaciones a migrar su operación al trabajo remoto. También descubrieron que podían ahorrar gastos y aumentar la eficiencia
Por Juan Castiglione
25.06.2020 06.07hs Empleo 4.0

El empuje final en la adopción masiva del home office lo dio, paradójicamente, el avance de la pandemia de coronavirus, que parece haber hecho más por la reconversión "4.0" de las empresas que miles de conferencias, charlas y recomendaciones de expertos.

Las medidas de aislamiento decretadas en gran parte del mundo llevaron a infinidad de firmas a avanzar definitivamente a esquemas de trabajo remoto y, dicho sea de paso, a perderle el miedo a este esquema y a los espacios de colaboración virtuales, que se transformaron en la norma del nuevo ecosistema laboral.

El impacto en los trabajadores fue la implementación masiva de esta práctica fue inmediato: según un estudio realizado por Adecco Argentina, el 42% de los empleados le dedica más horas al trabajo desde su casa que en la oficina, mientras que un 40% cumple exactamente las mismas horas que si estuviera en su lugar de trabajo. 

 

Por otro lado, sólo dos de cada diez  admite relajarse y trabajar menos tiempo desde su casa. A su vez, seis de cada 10 afirman que se desempeñan de modo más relajado en el hogar. Para el 28% es lo mismo y para un 11% le resulta más estresante.

Para las empresas, sin embargo, la transición hacia un formato 100% "fuera de la oficina" ha tenido distintos niveles de complejidad. Existen casos como el de Mercado Libre, que ya brindaba un día de teletrabajo semanal al 64% de sus empleados y, decretada la cuarentena, decretó el home office "24/7" con vistas a extenderlo hasta fin de año

Otras, como Toyota o Quilmes, que al ser industrias necesitan mantener sus plantas operativas, tuvieron un abordaje distinto, limitando las tareas a distancias únicamente a sectores administrativos.

Sea como fuere, lo que sí está claro es que ya nadie piensa en un home office con fecha de vencimiento. Por ello, los CEO comienzan a hacer cuentas: qué rubros se ahorran y cuáles no con todos los empleados trabajando desde sus casas.

Entre los rubros "out" y el futuro del alquiler

Hoy, entrar a un edificio de oficinas puede ser una experiencia similar a la de visitar los viejos pueblos fantasma de los "western" hollywoodenses, pero con alfombras impolutas en lugar de bolas de heno y remolinos flotando en parajes desérticos. Por ahora, nada indica que eso vaya a cambiar en el corto plazo.

Con las cortinas bajas y luces apagadas, las compañías tachan y suman otros ítems a sus "libros diarios": en momentos en los que cada peso vale, la pandemia obliga a pulir las cuentas.

Damián Vázquez, Partner en PwC Argentina, señala a iProUP que la empresa registró una "adopción masiva" del home office entre sus clientes. Al respecto, subraya que no fue un camino de rosas: al principio muchas experimentaron dificultades en esa transición, aunque en términos generales se fueron corrigiendo a lo largo del tiempo.

En rigor, según datos recolectados por la "big four", 85% de estos clientes ya cuenta con procedimientos de trabajo a distancia, mientras que 40% posee al total de sus empleados operando bajo esa modalidad. "Compañías relacionadas a servicios y tecnología tenían este tipo de prácticas implementadas. Las industriales no tanto, por lo que ahí costó un poco más la migración", revela Vazquez. 

Asimismo, traza una línea divisoria entre grandes empresas y Pymes: para las primeras, el desafío fue pasar a un teletrabajo a escala masiva; para las segundas, además del cambio cultural, hubo que adaptar su tecnología para llevar adelante las tareas diarias.

85% de estos clientes ya cuenta con procedimientos de trabajo a distancia, mientras que 40% posee al total de sus empleados operando bajo esa modalidad
El 85% de las empresas ya cuenta con procesos de trabajo remoto, mientras que el 40% tiene a toda su plantilla haciendo home office, según PwC

Lo cierto es que la nueva modalidad impacta en la estructura de gastos. El ejecutivo confirma que hay varios costos mensuales que bajaron drásticamente: "Están los indirectos, asociados a la ocupación de los lugares físicos", señala Vázquez.

En esa línea, explica: "Las compañías ya tenían espacios alquilados, por lo que ese gasto por ahora se mantiene. A futuro, seguramente disminuirá el ‘costo de ocupancia’, que es significativo para las empresas en áreas relacionadas con back office (administración y finanzas)".

Junto con esto, otros rubros que comenzaron a quedar "out" del gasto mensual son la cafetería, almuerzos, limpieza y otros "amenities", mientras que los vinculados a tarifas y mantenimiento sufrirán recortes (en muchos casos, ya lo está haciendo) fruto de un menor uso de las instalaciones.

Sebastián Dominguez, CEO de SDC Asesores Tributarios, indica a iProUP que en lo referido a la "luz, el agua, los refrigerios y las expensas, se paga menos o se están suspendiendo. En el caso de prestaciones como las de dispensers o café, los proveedores ya daban hasta dos meses de gracia en los pagos y ahora lo prorrogaron por la pandemia".

Además, agrega: "En algunos casos, bajaron las expensas, fruto de menos empleados de seguridad, y un menor gasto de luz en zonas comunes".

Ambos especialistas coinciden en que el mayor impacto en las arcas de las compañías se dará con la vuelta a la "nueva normalidad". En ese sentido, todo indica que se avanzará en esquemas híbridos, no 100% presenciales, lo que seguramente lleve a la búsqueda de espacios de trabajo más reducidos.

"Lo que valoran los empleados es el no tener que viajar. Incluso, muchos están trabajando más que antes", sostiene Domínguez, y agrega: "Hay empresas pequeñas, de 5 o 6 personas, que ya están cerrando oficinas para desempeñarse completamente de manera remota. A futuro, para reuniones con clientes, alquilar una sala en un espacio de coworking y listo. No más que eso".

Desde Adecco se pronuncian en la misma sintonía: "Durante los próximos seis o nueve meses seremos testigos de las consecuencias de estos cambios en el mercado laboral, haciendo que se reconsideren los contratos de alquiler de oficinas y los metros cuadrados necesarios para reunir al personal". Así, el mayor ahorro todavía está por venir.

Los gastos imprevistos

Si bien algunos rubros están quedando fuera del balance mensual, es difícil calcular el ahorro exacto, ya que depende de cada compañía.

"Los gastos de administración de una empresa representan entre el 3% y el 6% del total. Partís de esa base para calcular cualquier reducción. Las de servicios van a tener más reducción que una industrial, donde la gente tiene que seguir yendo a la planta y operando", señala Vázquez.

"Asimismo, en firmas de tecnología no es tan significativo el ahorro porque ya venían trabajando con esquemas virtuales: muchas casi no tienen oficinas, trabajan mayormente remoto, por lo que para ellas no cambió significativamente", agrega el ejecutivo de PwC.

Los especialistas advierten que, si bien hubo ahorros, también se sumaron gastos imprevistos, aunque, a la larga, estos pueden verse como una inversión. "Muchos empleados no tenían PC, por lo que hubo que salir a comprar de manera urgente", explica Domínguez y cita dos casos testigo de empresas no habituadas al home office.

"Uno de los hipermercados más grandes del país no tenía notebooks para su equipo de administración y finanzas. Tuvo que comprar máquinas para todos y luego contratar un servicio de VPN porque no podían trabajar de forma remota", cita el ejecutivo.

Por otro lado, advierte sobre el caso de un laboratorio con más de 160 empleados, "que no podía conectar por VPN más de cinco personas al mismo tiempo y tuvo que invertir para reconvertir toda su infraestructura virtual". 

Si bien muchas empresas comprar equipamiento
Si bien muchas empresas comprar equipamiento "de apuro", adelantaron gastos futuros en tecnología

Si bien estas empresas tuvieron que destinar dinero a "fierros" tecnológicos para operar, Domínguez considera que "las hace más productivas y puede redundar en menores gastos futuros, aún cuando en este contexto no sea el mejor momento para desembolsar".

Vázquez revela que, para las grandes firmas, "tener a mucha gente trabajando en remoto implica otra capacidad de respuesta y acceso a la información. Por ello, lógicamente tendrás que invertir en comunicación, backup y respaldo en temas de seguridad informática. Mientras mas gente te entra, más riesgos de hackeos, con lo cual los costos informáticos se van a incrementar en el futuro".

Respecto al equipamiento tecnológico en el hogar, aclara que "hay empresas que ya tenían a todos los empleados con laptops y no tuvieron demasiado costo. Otras tuvieron que hacer alguna inversión y en muchos casos decidieron pagar la conexión de Internet, aumentar el ancho de banda para evitar problemas de conexión".

Lo mismo ocurrió con las inversiones en mobiliario, ya que varias compraron sillas ergonómicas"La mayoría de las que decidieron financiar algún gasto está más relacionado con estos dos casos: Internet de manera remota y con el tema de comprar mobiliario", detalla el asesor.

Las facturas

De cara a lo que viene, se presenta un nuevo panorama para las compañías: al trabajar más días de la semana desde sus casas, ese gasto de luz, agua e Internet que pueden ahorrar las oficinas se traslada a sus hogares. Por ende, algunas ya comenzaron a "subsidiar" las facturas de los dependientes.

"Cuando vayamos a la nueva normalidad, seguramente haya un estándar sobre cómo encarar estos pagos, hoy todavía no está", explica Vázquez. Y añade: "Las empresas que están decidiendo financiar algo lo hacen con Internet, no tanto con la luz. Por ahora, el gasto más significativo para el trabajo remoto es Internet y el ancho de banda".

Domínguez agrega el uso del teléfono particular para tareas laborales. "El empleado que se comunica con clientes está usando su celular. Ese también es un gasto que seguramente tendrá que reconocer la compañía".

Así, se puede vislumbrar un posible esquema donde, además de prepaga o viáticos, se empiece a sumar en 2021 el pago de una parte de los servicios como beneficio para los empleados. Otro de los cambios que la pandemia trajo para quedarse.

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