Informe especial | Firma digital: qué es, para qué se usa, diferencia con la electrónica y cómo obtenerla (gratis)

Informe especial | Firma digital: qué es, para qué se usa, diferencia con la electrónica y cómo obtenerla (gratis)
El Covid-19 aceleró los cambios tecnológicos, y en el país, impulsó el uso de la firma digital para los documentos electrónicos de todo tipo
Por Dolores Olveira
17.06.2021 06.14hs Innovación

Con las restricciones de la pandemia, el home office, las dificultades para trabajar en los Tribunales y otros inconvenientes, se aceleró el uso de la firma digital, que solía ser rechazada en favor de la firma electrónica ya que exige un trámite más engorroso.

Pero pocos saben que cualquier argentino puede tener su firma digital y que es gratis para personas humanas. Y se puede utilizar tanto para rubricar una escritura, un recibo de sueldo digital y hasta un examen de la universidad.

¿Qué es la firma digital?

La firma digital es una solución tecnológica que permite autenticar el origen y verificar la integridad del contenido de un texto, de modo que ambas características sean demostrables ante terceros. Es decir, permite saber si un documento digital es auténtico y no fue alterado.

Esto se logra al utilizar una serie de operaciones matemáticas que posibilitan que esa rúbrica sea única, genuina y verificada por la persona que recibe el documento.

"Se trata del resultado de aplicarle a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose la misma bajo su absoluto control", indica a iProUP Matías Comas, abogado de la Escribanía Comas.

Y añade que "debe ser susceptible de verificación por terceras partes, de manera tal que esa comprobación permita simultáneamente identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma".

¿Qué tecnología usa?

"La firma digital se basa en una clave privada y una pública. Pero, pese a todo esto, en la práctica el proceso de firma digital es automático y de sencilla utilización", aclara Comas.

Por su parte, Silvia Iglesias, del estudio ITSB Silvia Iglesias & Asociados, señala a iProUP que "el algoritmo genera un aplicativo específico de firma y está compuesto por los datos completos del firmante: nombre, apellido, DNI, fecha de nacimiento y vencimiento del certificado de firma, entre otros datos".

Según la letrada, "ese algoritmo genera una clave pública y privada y el documento se valida teniendo ambas". Se trata de un funcionamiento similar al de las criptomonedas, que también usan cifrado para garantizar el máximo de seguridad

Por lo tanto, cuando se envía un documento firmado digitalmente el receptor debe tener la clave pública para validarlo, puesto que el documento ya contiene la privada.

¿Qué son los documentos digitales?

Los documentos digitales consisten en un texto generado en un procesador como word, un email, sitio web, una planilla de cálculo o cualquier otra información contenida en un soporte electrónico.

"La ley que regló estos temas en 2001 define que se entiende por tal a la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. Un documento digital también satisface el requerimiento de escritura", indican a iProUP desde la consultora OneSpan.

¿Todos podemos tener firma digital?

Sí, aunque es un trámite algo engorroso. Según Iglesias, la normativa crea dos entes para concederla:

  • Un certificador licenciado que otorga los certificados a las autoridades de registro
  • Una autoridad de registro encargada de verificar la identidad de quien solicita un certificado de firma digital

Según la letrada, "una empresa puede obtener la firma para sus autoridades y empleados, convirtiéndose en autoridad de registro, o bien solicitarla para sus directivos ante otra autoridad de registro. Lo mismo aplica para organismos profesionales y universidades".

La firma digital es una representación de la manuscrita, en tanto que la electrónica tiene un sistema similar al de las criptomonedas

"Desde enero de 2018, se obtiene de forma gratuita para las personas humanas y con costo para las empresas que desean dar firma a sus funcionarios o empleados. Lo mismo ocurre con los organismos profesionales que deseen otorgarla a sus matriculados, universidades a alumnos y profesores, entre otras entidades", afirma Iglesias.

El Ministerio de Modernización estaba certificado para otorgarla, pero ahora lo hace la oficina de Innovación Pública, dependiente de Jefatura de Gabinete.  "También puede nombrar a las empresas, universidades y colegios profesionales como Autoridades de Registro para que den a sus empleados y directivos la firma", precisa.

¿La firma digital es igual a la firma de puño y letra?

Sí. Cuando por ley es obligatorio que un documento lleve firma, ese deber se puede cumplir con la digital.

"Equivale a una firma manuscrita u ológrafa", afirma Comas, quien agrega que "respecto de la eficacia, la ley le otorga presunción de autoría del documento, salvo prueba en contrario, al igual que la manuscrita".

Las normas establecen que, cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por la digital. Este principio es aplicable a los casos en que la norma establezca la obligación de firmar o prescriba consecuencias para su ausencia.

¿La firma digital es válida para siempre?

No. El certificado de firma digital tiene un plazo de vigencia y sólo son válidas las firmas hechas dentro de ese plazo.

¿Y si la firma digital se otorga con uso de un token o la SIM?

"La firma digital puede otorgarse con uso de un token, que es un dispositivo parecido a un pendrive. No es el que genera números aleatorios que se usa para el home banking, sino que contiene un aplicativo que gestiona los certificados de firma que se guardan en él", advierte Iglesias.

La letrada remarca: "Cuando se firma un archivo digital generado por un aplicativo, se puede elegir la firma: personal, profesional, de cargo en una empresa o una universidad, entre otros".

La firma digital puede usarse para certificar un título universitario o un recibo de sueldo, entre otros usos
La firma digital puede usarse para certificar un título universitario o un recibo de sueldo, entre otros propósitos

"También puede usarse de forma remota, que se basa en el uso de los sistemas web en los que se firma el documento con uso de claves privadas que elige el usuario y a las que nadie tiene acceso. Además, se utiliza un autenticador mediante aplicativo que se relaciona con la tarjeta SIM del teléfono", expresa Iglesias.

La letrada remarca que "este aplicativo por SIM genera un código aleatorio numérico que se suma como tercer factor de validación para firmar el documento".

¿Cuál es la fuerza legal de la firma digital?

"Con una firma digital, la presunción es que el autor fue esa persona y la carga de la prueba es de quien lo impugne", aclara Comas. 

Así, mediante cualquier tipo de prueba podría demostrarse que la firma digital fue estampada por otro individuo o que el firmante era incapaz al momento de la contratación. Por ejemplo, que se haya probado que otra persona robó el token y la clave, o que utilizó la computadora del firmante o que este último era incapaz al momento de la firma o hubiera fallecido, entre otros casos.

"De todos modos, ni la firma manuscrita ni la digital tienen la misma fuerza jurídica de la que fue certificada por escribano", advierte Comas, quien añade que "así como se hace con la firma ológrafa, también es posible certificar notarialmente una digital".

¿Qué seguridad ofrece?

La firma digital permite identificar al autor fácilmente y verificar si el  documento fue alterado. Está garantizada por la criptografía asimétrica.

"Una firma digital es un mecanismo criptográfico por el cual quien tramitó previamente un certificado en un organismo que verificó su identidad y otorgó por un plazo determinado dicho certificado, estampa su firma digital en un documento", explica Comas.

¿Qué usos tiene la firma digital?

Permite realizar trámites con entidades públicas y privadas, así como firmar cualquier tipo de archivo. "Los escribanos de la ciudad de Buenos Aires tienen firma digital, brindada por un sistema del Colegio de Escribanos porteño", afirma Comas.

Luego, con la llegada del home office masivo, impulsado por las restricciones a raíz de la pandemia, se comenzó a utilizar la firma digital, aunque también la electrónica, para los recibos de sueldo.

Iglesias remarca que " hoy se usa en muchos campos de forma obligatoria", por ejemplo:

  • La Justicia, por el expediente electrónico por pandemia
  • En provincia de Buenos Aires, se utiliza con un token que debe adquirir cada abogado y peritos
  • Los escribanos para dar fe pública sobre documentos que se digitalizan
  • El Estado, en sus expedientes administrativos, como el Boletín Oficial
  • Los socios y autoridades de las SAS (Sociedades por Acciones Simplificadas) para el contrato constitutivo, actas y libros digitales de contabilidad
  • En las operaciones de exportación e importación

"Además, puede utilizarse en un contrato de alquiler o de comodato, en la confección de un examen y en su evaluación y corrección, y en cualquier actividad que requiera una firma y que se pueda realizar sobre un documento digital o a digitalizar", remarca Iglesias.

¿Qué diferencia hay entre la firma digital y la electrónica?

La firma electrónica identifica al firmante, pero no tiene el mismo valor de prueba que la firma digital. Esto se debe a que no utiliza cifrado, sino que es un representación de la manuscrita, como su escaneo, por ejemplo.

Por lo tanto, tienen diferentes tratamientos legales en caso de que se niegue cada una:

  • Electrónica: el firmante debe probar su autenticidad
  • Digital: debe demostrar que es falsa quien lo denuncie

"La Argentina ya había empezado a incursionar en el "mundo digital" en los últimos años, incorporando nuevas tecnologías como la firma digital, criptomonedas o blockchain. Pero la pandemia, tanto en nuestro país como en el mundo, aceleró esta adaptación que de otra forma hubiese sido más gradual", opina Comas.

Y concluye: "Las nuevas tecnologías son una herramienta muy útil, pero no deben dejar de utilizarse con el cuidado que merecen. La seguridad informática que brindan estos mecanismos criptográficos u algoritmos no deben avasallar la seguridad jurídica que requiere el documento".