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Firma electrónica vs. firma digital en época de Home office: cuál tiene más valor para la Justicia ante un reclamo

Firma electrónica vs. firma digital en época de Home office: cuál tiene más valor para la Justicia ante un reclamo
Balances, asambleas societarias, firma de contratos, las empresas enfrentan un cambio de 180 grados en las formas legales de su desempeño
Por Dolores Olveira
23.02.2021 06.15hs Innovación

Tras la finalización de 2020, llega el momento de emitir los balances de la mayoría de las compañías. Se trató de un año especial, en el que los estados financieros debieron prepararse a distancia como consecuencia del COVID-19.

Javier Panno, Quality Manager de Auren, afirma a iProUP que "claramente, 2020 ha sido un año muy particular, con un impacto económico fuerte y heterogéneo producto de la pandemia".

El ejecutivo recuerda que "el golpe no ha sido el mismo para una empresa del sector hotelero o de transporte, cuyos negocios se derrumbaron, que para las firmas que se vieron beneficiadas por el contexto, como las vinculadas al ecommerce o las plataformas de comunicación a distancia".

"En cierto modo, las medidas tomadas desde el Estado, como el ATP para el pago de salarios, el plan PreViaje, préstamos a tasas subsidiadas y otros programas específicos fueron paliativos para atenuar parcialmente el impacto", indica Panno.

Los balances

Según el experto de Auren, las circunstancias que las firmas vienen padeciendo desde marzo tornan "más complejo y desafiante el proceso de emisión de balances o estados financieros". Advierte que "en general, la necesidad y, sobre todo, los plazos en los que se requiere la información son cada vez más cortos".

"En contextos de crisis es cuando mayor interés hay en conocer los números de una compañía, su situación económica y financiera, ya sea por parte de sus actores internos (accionistas, directores, gerentes), como externos (financistas, bancos, proveedores, clientes)", precisa.

Panno también da cuenta de otra dificultad: "La misma pandemia ha generado que en muchos casos el entorno de trabajo haya migrado casi en su totalidad a un ambiente virtual".

El tema del trabajo remoto no es trivial sino que, en su visión, "puede demorar y dificultar el proceso de cierre de balances, el registro y control de los comprobantes de las transacciones, el trabajo en equipo del personal administrativo y la comunicación con los auditores externos, entre otras cuestiones".

En este marco, subraya que el home office efectivo y la conectividad permanente se convirtieron en aliados fundamentales. "Resulta necesario, hoy más que nunca, poner en valor los procesos administrativos, anticipar los resultados, agilizar la toma de decisiones y recalcular los riesgos de cada empresa", enfatiza el experto.

El valor de la firma electrónica

Una polémica que trajo aparejado el home office y los negocios por Internet se basa en:

  • El alcance legal de la firma electrónica, que es una representación de la manuscrita (como un escaneo o la rúbrica sobre una tablet)
  • Respecto de la firma digital, que es 100% virtual

"La firma electrónica carece del mismo valor probatorio y de presunciones de autoría e integridad reconocidas a la firma digital", señala a iProUP Carolina Piatti, del estudio Bruchou, Fernández Madero & Lombardi.

Según la especialista, "pese a que los documentos firmados electrónicamente pueden tener cierta debilidad, son de utilidad en transacciones comerciales a los efectos de brindar confiabilidad y seguridad a las operaciones virtuales y documentos electrónicos".

Y agrega que "la utilización de sistemas que permitan la firma electrónica de documentos constituye una herramienta que otorga a las partes cierto nivel de seguridad informática y control de correspondencia, así como de integridad y confiabilidad de transacciones virtuales, desde un aspecto comercial o técnico".

Piatti resalta que, "sin perjuicio de ello, debe tenerse en cuenta que, desde el aspecto legal, las comunicaciones virtuales firmadas electrónicamente no serían equiparables jurídicamente a un documento firmado digitalmente".

"Esto determinará que, en caso de que el destinatario de los mensajes impugnara en un conflicto judicial la validez o existencia de las comunicaciones firmadas electrónicamente, el remitente deberá acreditar la existencia, fecha y certeza de la comunicación, así como su contenido mediante medidas de prueba tradicionales", explica Piatti.

Esas pruebas son la realización de pericias contable e informática, oficio a entidades bancarias, entre otras. En este marco, la experta recomienda dotar a la firma electrónica de un valor probatorio mayor con la adopción de una plataforma o sistema de software común.

La firma
La firma electrónica (reprentación de la ológrafa) tiene menor validez que la digital

"Ese software es implementado y aceptado contractualmente por dos o más partes de forma que les permita firmar electrónicamente las comunicaciones que se cursen en el marco de sus relaciones jurídicas", se explaya Piatti.

Y añade: "De esta manera, la adopción de estos mecanismos puede otorgar cierto nivel de seguridad y confiabilidad en las comunicaciones como, asimismo, crear cierto nivel de eficacia y ejecutabilidad frente a terceros. En especial, frente a las partes involucradas contractualmente".

En este sentido, el sistema sería consentido y reconocido expresamente a través de contratos firmados por los interesados, por lo que se reconocería la validez probatoria de la correspondencia intercambiada a través de la plataforma elegida.

Además, Piatti remarca que, "para garantizar su eficacia, las partes deberán disponer expresamente la admisión de tales comunicaciones como prueba válida y plenamente oponible".

"Dada la tendencia restrictiva de los tribunales con relación a la validez y oponibilidad de documentos electrónicos no rubricados digitalmente, los firmados electrónicamente serán considerados admisibles solamente como principio de prueba por escrito", asegura la experta, quien añade que "su autenticidad deberá ser confirmada por medios de prueba adicionales".

Y concluye en que "si bien este tipo de firma electrónica reconocida o implementada contractualmente entre las partes no tiene la cuasi plena validez probatoria de la firma digital, es una solución que otorga mayor certeza y seguridad al tráfico de comunicaciones electrónicas".

"El hecho de haber sido aceptada contractualmente entre las partes interesadas la dota de una mayor fuerza probatoria. De todos modos, la necesidad de adjuntar pruebas en un juicio no es mayor con la firma electrónica que con los documentos en papel", remarca.

Asambleas virtuales

Francisco Álvarez, del estudio Allonca & Asociados, indica a iProUP que "hacia fines de marzo, e inmediatamente con el inicio de las medidas de restricción a la circulación, la Inspección General de Justicia (IGJ) autorizó a los órganos de las sociedades a celebrar reuniones a distancia".

"Debía presentarse una situación totalmente imprevista y extraordinaria, como la pandemia, para que la tecnología desembarque en el derecho societario a los fines de modernizarlo y brindar nuevas herramientas para su continuo desarrollo", opina el experto.

En este sentido, Álvarez enumera los requisitos que impuso el órgano dirigido por Ricardo Nissen para la celebración de reuniones a distancia:

  • Libre accesibilidad de todos los participantes
  • Uso de plataformas que permitan la transmisión en simultáneo de audio y video
  • Participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización
  • Que el encuentro pueda ser grabado en soporte digital y que una copia sea conservada por el representante por el término de cinco años, poniéndose a disposición del socio que la solicite
  • Transcripción de la reunión en el correspondiente libro societario, dejándose expresa constancia de las personas que participaron y estar suscriptas por el representante social
  • Que en la convocatoria se informe de manera clara y sencilla cuál es el medio de comunicación elegido y el modo de acceso

"Las entidades podrán hacer uso de esta modalidad de reuniones mientras se extiendan las medidas de restricción a la circulación. No obstante, una vez superadas, la posibilidad de celebrar las mismas deberá estar expresamente establecida en sus estatutos", alerta Álvarez.

De acuerdo con el experto, "esta norma fue bien recibida por las entidades, accionistas y administradores, y generó un importante avance y modernización del derecho societario en Argentina, ya que ha permitido la incorporación de la tecnología y sus medios para su desarrollo", comenta Alvarez.

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La IGJ había autorizado en 2020 la realización de asambleas a distancia

Si bien el "el camino está trazado, no debe detenerse: deben seguirse dictando resoluciones o bien plantear eventuales reformas a la Ley General de Sociedades, que permitan mayor armonía con las normas ya existentes a la hora de combinarlas con la tecnología", opina Alvarez.

En este sentido, el especialista, recomienda dos puntos en los que –según su entender– hacen falta correcciones:

  • "Las normas acerca de impugnación de decisiones asamblearias y el alcance de las acciones de responsabilidad en el marco de las comunicaciones y desarrollo de las reuniones virtuales
  • "Regulación de la tarea de los órganos de fiscalización para que ejerzan sus funciones de control sobre el órgano de administración y permitan el acceso a la información de accionistas"

En general, la tendencia a la digitalización ha facilitado el trabajo de profesionales y empresas. Y aceleró una transformación necesaria para quienes apelarán a estas nuevas herramientas, más allá de la pandemia. El camino recién está comenzando a transitarse.

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