Recibos de sueldos digitales, ¿válidos en un juicio laboral?: diferencia entre firma electrónica y digital

El teletrabajo introdujo muchos cambios en las relaciones laborales. Uno, no menor, consiste en que las empresas dejaron de entregar el recibo de sueldo en papel y debieron implementar un mecanismo digital. Si bien tiene muchas ventajas, aparecen dudas sobre su validez legal.

"Entre muchas cosas que deja este año, además de nuevas costumbres como el distanciamiento social, el 2020 planteó la urgencia de dar respuesta a preguntas que no nos habíamos hecho o que dejábamos para más adelante", señala Diana Amigo, directora del área de BPO – Outsourcing de Nómina de Crowe.

Entre esos interrogantes, Amigo se plantea el siguiente: "¿Cómo hacíamos para hacerles llegar a los colaboradores, muchos de ellos –cuando no todos- en sus casas, sus recibos de sueldo en tiempo y forma?". Y, asociado al mismo, otro aspecto clave: ¿Cómo hacerlo si los equipos de Recursos Humanos estaban también en régimen de trabajo remoto?

"Es así que los recibos de sueldo también comenzaron a formar parte masivamente de la transformación digital que atravesó y seguirá atravesando a las empresas argentinas", revela la especialista.

Es cierto que la respuesta estaba planteada desde 2011, con alguna normativa que existente, pero -como con todo- la pandemia ayudó a acelerar decisiones, políticas y procesos como nunca antes.

En rigor, desde hace casi una década existen normas que establecen procedimientos de aprobación del Ministerio de Trabajo para que las empresas puedan implementar el recibo en formato digital. Sin embargo, eran largos y tediosos, y muchas empresas llegaron a desistir en el intento, comenta Amigo.

Esta situación cambió hace poco más de un año y se vio acelerada en los últimos meses por el aislamiento y la implantación del teletrabajo. 

Con el dictado de la Resolución 346/19 del Ministerio de Producción y Trabajo:

• Las compañías pueden optar entre recibos de sueldos en formato papel o digital
• Además, elimina la necesidad de contar con el permiso de la autoridad de aplicación para emitir el recibo digital

Por supuesto, aquellas que se inclinen por el formato digital deben garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT) y la Ley de Firma Digital, remarca Amigo.

El recibo digital suele ser firmado con firma electrónica

Las condiciones para la validez legal de los recibos digitales son las siguientes:

• La firma del empleador y del trabajador debe ser digital
• El dependiente debe tener la posibilidad de firmar en disconformidad
• El sistema debe permitir que el asalariado pueda guardar copias de los recibos

Los recibos de sueldo tienen una validez probatoria ante cualquier reclamo por parte del empleado u organismos, en instancias judiciales o administrativas.

Las ventajas

"Históricamente la importancia legal del documento ha llevado a las empresas a dedicar tiempo, dinero y espacio (mucho de los tres) para la gestión de los recibos de pago", subraya Amigo.

La "despapelización" derivada del formato digital, no sólo conlleva ahorros monetarios para las empresas, sino que es amigable con el medioambiente y coopera con la sustentabilidad. Estas ventajas asociadas son otro punto a favor destacado por los equipos de Recursos Humanos, en especial por aquellos dedicados a la liquidación del payroll.

"Para nosotros también trae otro beneficio, ya que nuestro equipo de Outsourcing de Nómina puede trabajar tanto con clientes nacionales como internacionales con la misma velocidad y seguridad en el intercambio de la documentación", revela Amigo.

La oferta de herramientas para implementar el recibo digital es variada. En el mercado existen distintas plataformas – en Crowe, por ejemplo, utilizan internamente y para sus clientes la de TuRecibo.com- que permiten cumplir con todos los requisitos formales, que facilitan la gestión de los recibos de sueldos y otros documentos laborales.

La lista de ventajas asociadas a este cambio es interesante:

• Simplifica el proceso de entrega, firma, control, seguimiento y guardado de los recibos
• Reduce costos, tiempos y espacio
• Minimiza errores operativos propios de la gestión manual
• Incrementa la seguridad de la información
• Asegura la confidencialidad y el resguardo
• Brinda accesibilidad en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con Internet.

"Tal vez en un tiempo miremos hacia atrás y desde la gestión de Recursos Humanos debamos agradecerle a la pandemia el habernos ayudado a tomar la decisión de transformarnos digitalmente. Estoy segura de que los beneficios valen el esfuerzo", enfatiza la ejecutiva de Crowe.

La seguridad de la firma digital

Lucas Tamagno, de Allende & Brea, explica que el Ministerio de Trabajo incorporó en 2011 la posibilidad de emitir el recibo de haberes mediante soporte digital, y así contar con una alternativa a los recibos de haberes en papel que habitualmente se utilizan.

Para poder acreditar la autenticidad de la firma del recibo de haberes en forma electrónica se requiere la implementación de un sistema que debe estar aprobado por una autoridad certificante.

Esto permite garantizar que la identidad del empleado no ha sido alterada, que la firma electrónica se corresponde con la persona a quien se la atribuye, y que, por ende, es el titular de la misma, según los defensores del mecanismo.

Asimismo, desde la empresa deberá garantizarse la recepción por parte del trabajador mediante su acceso a la Intranet en donde se lleva adelante la firma o desde Internet en forma segura, con la utilización de usuario y clave y un sistema de firma digital debidamente instalado, puntualiza el especialista.

Incluso, se deberán arbitrar los medios para posibilitar su eventual impresión de manera gratuita por parte del interesado.

Estos tienen una clave pública y una privada que actúan en forma diferenciada. Se vale de una tecnología llamada "criptografía asimétrica" para generar dos claves matemáticamente complementarias:

• Una "privada", solo conocida por el que firma el documento
• Otra "pública", que utilizan los terceros para verificar la firma digital

Si el signatario estampa una firma de puño y letra para su identificación, de modo similar puede hacerlo con una firma digital en el documento electrónico.

Esa marca efectuada sobre el documento electrónico permite detectar cualquier alteración producida sobre éste en forma posterior a su firma, evitando así la comisión de cualquier tipo de fraude.

"Esto fue sostenido muchas veces por la Justicia del Trabajo al referir que no se puede verificar que el trabajador haya sido quien suscribió el recibo", explica Tamagno, y añade que para esta situación es donde aparece la figura del "certificador licenciado".

El certificador licenciado puede ser una persona de existencia ideal, registro público de contratos u organismo público que expide certificados, que presta otros servicios en relación con la firma digital y cuenta con una licencia para ello, otorgada por el ente licenciante que es el propio Estado nacional.

El teletrabajo cambió todas las relaciones laborales

Por intermedio de la aplicación del sistema de firma digital se podrá acceder a la fecha real de firma del documento a través de lo que se ha denominado el time stamping, o estampado cronológico.

Firma electrónica, lo más habitual

"Hoy la mayoría de las empresas instrumentó la firma electrónica para que los empleados firmen sus recibos de haberes, ya que los empleados están haciendo trabajo remoto", reconoce Carolina Piatti, de Bruchou, Fernández Madero & Lombardi.

En ese sentido, la Ley prevé también la firma electrónica, en contraposición a la firma digital.

• Por firma electrónica, se entiende al "conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados, utilizados por el signatario como su medio de identificación
• A diferencia de la firma digital, la firma electrónica carece del mismo valor probatorio y de las presunciones de autoría e integridad reconocidas a la firma digital

Pero, a pesar que los documentos firmados electrónicamente pueden parecer un tanto débiles, son de gran utilidad en transacciones comerciales "a los efectos de brindar confiabilidad y seguridad a las transacciones virtuales y documentos electrónicos", asegura Piatti.

Sin perjuicio de ello, debe tenerse en cuenta que las comunicaciones firmadas electrónicamente no serían equiparables jurídicamente a un documento firmado digitalmente, alerta la experta.

Esto determinará que, en caso de que el empleado impugnara en un eventual conflicto judicial la validez o existencia del recibo de sueldo firmado electrónicamente, el empleador deberá acreditar la existencia, fecha y certeza de ese recibo, así como su contenido.

Para ello, deberá aportar medidas de prueba tradicionales, tales como la realización de pruebas pericial contable e informática, oficio a la entidad bancaria en la cual se depositan los haberes mensuales, etc., indica Piatti.

Alternativa para que sirva como prueba

Una alternativa que suele utilizarse para dotar a las firmas electrónicas de un valor probatorio mayor, aunque nunca equiparable al de una firma digital, "es la adopción entre partes de una plataforma o sistema de software implementado y aceptado contractualmente por dos o más partes", señala Piatti.

Esto les permita firmar electrónicamente las comunicaciones que se cursen en el marco de sus relaciones jurídicas, expresó la experta.

La adopción de estos mecanismos puede otorgar cierto nivel de seguridad y confiabilidad en las comunicaciones, como asimismo crear cierto nivel de eficacia y ejecutabilidad frente a terceros y en especial frente a las partes involucradas contractualmente.

Según Piatti, "teniendo en cuenta la tendencia un tanto restrictiva de los tribunales argentinos con relación a la validez y oponibilidad de los documentos electrónicos no firmados digitalmente, los documentos firmados electrónicamente serán considerados admisibles solo como principio de prueba por escrito". Esto implica que su autenticidad deberá ser confirmada por otros medios de prueba adicionales.

En definitiva, si bien este tipo de firma electrónica reconocida o implementada contractualmente entre las partes no tiene la cuasi plena validez probatoria de la firma digital, es una solución que otorga un grado mayor de certeza y seguridad que un simple intercambio de correos o comunicaciones electrónicas.

* Dolores Olveira - [email protected]