Reuniones de trabajo más efectivas: conoce las tres simples reglas de Steve Jobs

Reuniones de trabajo más efectivas: conoce las tres simples reglas de Steve Jobs
El fundador de Apple fue y sigue siendo una de las grandes figuras del mundo empresarial. Su influencia trasciende el ámbito tecnológico con sus enseñanzas
Por iProUP
08.12.2021 17.47hs Coffee break

Hay figuras que trascienden por sus obras y su legado. Otras por sus palabras y lo que son hábiles de transmitir mediante sus discursos. Steve Jobs, el genio detrás de Apple y fallecido hace 10 años, es de aquellas personalidades que fue capaz de hacerlo por ambas.

Desde la tecnología, Jobs cambió el mundo en más de una ocasión:

  • La primera Mac de 1984 introdujo una interfaz más intuitiva, era más accesible y popularizó el mouse. Además, la publicidad en el SuperBowl es una de las más recordadas
  • En 2001, con el iPod y la posibilidad de llevar la música en el bolsillo, redefinió la industria discográfica
  • Con el iPhone, en 2007, lideró la revolución de los teléfonos inteligentes como electrónica de consumo y no sólo reservados a ejecutivos, como la extinta BlackBerry
Reuniones de trabajo más efectivas: conoce las tres simples reglas de Steve Jobs

De esta forma, el empresario se consolidó como un referente que no tiene desperdicio. Por el contrario, encabezó una serie de hitos mediante los cuales logró convertirse en un líder excepcional y ejemplo de gestión de talento.

En lo que refiere a su forma de ver el mundo y lo que intentaba transmitir a través de esta, Jobs opinó sobre uno de los factores del ámbito laboral que más preponderancia toma en dicho sector, sobretodo este último tiempo.

Estas son las reuniones, importantes a la hora de llevar a cabo un proyecto, generar propuestas más creativas, recibir retroalimentación sobre una estrategia particular o poner en común las ideas de los empleados. Sin embargo, estas pueden resultar en una pérdida de tiempo e incluso de dinero si no se efectuan de manera correcta.

Dada esta situación de manera recurrente entre muchos equipos de trabajo, aparecen cada vez más consejos y métodos de parte de expertos del mundo laboral para tener reuniones productivas, como hacerlo al aire libre o anotar los conceptos en vez de comentarlos en voz alta. 

Steve Jobs, fundador del gigante Apple, compartió en su momento 3 métodos clave  para hacer de las reuniones de trabajo más eficientes
Steve Jobs, fundador del gigante Apple, compartió en su momento 3 métodos clave para hacer de las reuniones de trabajo más eficientes

Uno de los tantos fue el propio fundador de Apple, quién, adelantado a su tiempo como de costumbre, buscó la manera de hacerlas más eficientes, ante las cientos de reuniones con las que tuvo que lidiar. Por ello, el padre del iPod elaboró tres simples reglas a tener en cuenta sobre las reuniones de liderazgo, citadas por el medio Inc:

Reuniones con pocos miembros: de 3 a 5 personas idealmente

¿Su razonamiento? Cuantas más personas tenga una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces se convierten en un mar de ruido, lo que hace más propensas las interrumpciones, malentendidos y el hecho de que se haga menos probable llegar a algo. Incluso, Jobs rechazó una invitación del por entonces presidente de los Estados Unidos, Barack Obama a una reunión sobre tecnología porque, de hecho, la lista de invitados era demasiado larga.

Además, recomendó que, a medida que se elabora la lista de participantes, se sepa exactamente cuál será la participación o el papel de cada persona en la charla. Y si no pueden o no quieren contribuir, cortarlos de la misma. Para el propio Jobs, cualquiera que esté allí con fines informativos puede recibir una transcripción o grabación después del evento en cuestión.

Para Jobs,
Para Jobs, una reunión será más productiva si cuenta con pocos miembros (de 3 a 5 idealmente)

En esta misma linea, Elon Musk, director general de SpaceX y Tesla, invita a que sea la propia persona la que abandone una reunión o llamada si no aporta nada a la misma: "Sal de una reunión o abandona una llamada en cuanto sea evidente que no estás aportando valor. No es de mala educación marcharse, pero sí lo es hacer que alguien se quede y pierda su tiempo".

"Por favor, escapa de todas las reuniones multitudinarias, a menos que estés seguro de que sean relevantes para toda la audiencia; en cuyo caso, asegúrate de que sean muy cortas", añadió el propio Musk en una entrevista anterior.

Hatsa un informe elaborado por la revista Harvard Business Review lo confirma: las reuniones con pocas personas suelen ser más efectivas que las que tienen muchos asistentes.

Mantener una agenda corta: no más de 3 asuntos en el orden del día

Para que el objetivo primordial de una reunión se concrete, es importante la concentración. Con más de tres elementos en una agenda, es probable que los miembros pierdan la capacidad de atención y aparezcan conversaciones paralelas sobre temas no relacionados a la charla. Así, Jobs recomendaba que el orden del día de una reunión no tenga más de 3 puntos.

Respecto al tema de la memoria, dos psicólogos británicos, J. Blackburn y EJ Lindgren, grabaron una discusión al final de una reunión para dos semanas más tarde pedirle a los asistentes que escribieran lo que recordaban. Lo que revelaron los resultados sorprendió a los propios profesionales:

  • La media de puntos recordados por cada persona fue solo el 8,4% de los realmente registrados.
  • El 42% de los asuntos recordados se recordaron incorrectamente.
  • Muchas de las cosas "recordadas" no se dijeron en absoluto o se dijeron en otra ocasión.
Lo ideal de una reunión es que no toque más de 3 asuntos en el orden del día
Lo ideal de una reunión es que no toque más de 3 asuntos en el orden del día

Ser breve y asegúrarse de que los tres puntos de la agenda estén claramente conectados es la clave para una reunión fructífera. Pero, sobretodo, es importante que haya un orden del día o agenda para cada reunión antes de que esta inice, para que los participantes puedan aportar sus ideas y que haya menos riesgo de que el tema principal se desvíe.

Reuniones breves: no más de 30 minutos

Ligado al anterior, otro aspecto clave para hacer de las reuniones lo más productivas posibles era el de la duración: una reunión suele ser más efectiva si es corta, ya que con el paso del tiempo la capacidad de atención del ser humano se contrae.

Puede pensarse que la esencia de una reunión determinada exige un intervalo de tiempo mayor, pero hasta la ciencia detalla que en gran medida termina siendo también una pérdida de tiempo. Nuestra capacidad de atención es más corta que la de un pez dorado y nuestra resistencia mental es incapaz de sostener una discusión analítica significativa por mucho tiempo. Por ello, se recomienda que las reuniones no duren más 30 minutos

Jobs recomendó que las reuniones no duren más de 30 minutos, de lo contrario, se pierde la concentración
Jobs recomendó que las reuniones no duren más de 30 minutos, de lo contrario, se pierde la concentración

La duración (y la cantidad) de las reuniones también es un asunto que preocupa al propio Musk, que defendió en anteriores ocasiones el hecho de "eliminar todas las reuniones largas, a menos que se esté seguro de que aportan valor a toda la audiencia", en cuyo caso recomienda mantenerlas muy breves.

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