Las reuniones fueron uno de los puntos claves en las empresas que cambiaron radicalmente con la pandemia. La facilidad de hacerlas llevó a un principio a que se hicieran en remoto por cualquier razón, y no se controlaba cuánto duraban. Pero esto ha cambiado, y en el actual modelo híbrido de trabajo es un punto a optimizar.
Aparece en escena entonces Donna McGeorge, autora del libro "The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact" (La reunión de 25 minutos: la mitad del tiempo, el doble del impacto).
"Cuando surge un problema, el primer instinto es ir a una reunión. La gente no está preparada y luego se siente obligada a invitar a un elenco de miles", asegura la especialista.
Incluso muchas veces nod ebería realizarse la reunión, asegura McGeorge: "Hay tantas formas diferentes de compartir información, dependiendo de lo inteligente que uno sea", dice, y agrega "Puede usar el correo electrónico o herramientas como Slack, donde puede realizar encuestas, obtener opiniones de varias personas y enviar videoclips. Hay tantas cosas que no requieren tanto tiempo como seis personas en una reunión".
Eso no significa que no deban realizarse: "Las reuniones son mejores cuando se necesita una conversación activa que involucre intercambiar ideas entre sí. Algo en lo que se necesita entrar y ensuciarse un poco", dice McGeorge.
Aunque históricamente siempre se ha dicho que una buena reunión tiene como máximo entre 45 minutos y 1 hora, McGeorge indica que la cantidad de tiempo ideal es de 25 minutos, inspirado en el método Pomodoro de Francesco Cirillo, que establece que 25 minutos es la cantidad óptima de tiempo para que las personas se concentren.
También cita la ley de Parkinson: el trabajo se expande para llenar el tiempo asignado. Entonces, siempre llenarás el espacio que e hayas dedicado a una reunión, incluso agregando temas que nos e iban a tratar.
Por otro lado habla del "Efecto Ringelmann", que describe la tendencia de la productividad individual a disminuir a medida que aumenta el tamaño del grupo: "Cuanta más gente se involucre, menos productivos nos volvemos", dice McGeorge. "Si se van a hacer encuentros cortos de 25 minutos hay que ser muy cuidadoso sobre quiénes van a participar".
Por ello la especialista recomienda reuniones de no más de 7 personas: "En el momento en que se supere el número siete será imposible tener la opinión de cada uno de ellos", dice la especialista.
El prepararse con anticipación es una de las claves que señala McGeorge, que señala tres P: propósito, personas y proceso.
La primera P es definir el objetivo o propósito del encuentro de antemano
Luego, armar el equipo con las personas adecuadas y establecer roles:"Las reuniones no son el lugar para venir y recibir una cuchara de diapositivas", dice McGeorge.
"La forma en que funcionan mejor es cuando le das a la gente el propósito con anticipación, diciéndoles: ‘Queremos que vengas listo para discutir y resolver estos problemas’. O ‘Necesitamos que brindes una actualización de un minuto sobre el proyecto’", agregó.
La P final es "proceso", lo que significa tener una forma eficaz de llevar a cabo una reunión. McGeorge recomienda usar el método de "escanear, enfocar, actuar", indica La Nación.
Escanear durante los primeros 12 minutos del encuentro, recorriendo la sala, con todos dando una actualización de un minuto. Luego se enfocan la información proporcionando comentarios sobre los temas que han escuchado. Finalmente hay que usar los minutos finales para idear elementos que puedan resolver los problemas.
"La claridad más la escasez generan urgencia", dice McGeorge. "Si tenemos claro lo que queremos hacer, sabemos cuál es nuestro propósito y estamos escasos de tiempo (con el tope de 25 minutos), creamos una sensación de urgencia para hacer las cosas".