Debido a que cada vez más personas están navegando por esta nueva realidad que es trabajar desde casa, las videoconferencias se ha convertido en un método de comunicación esencial.
Para aquellos que se han visto obligados a trabajar desde casa, herramientas online como Zoom permiten a los empleados y estudiantes trabajar juntos, ofreciendo un espacio virtual de colaboración en una situación en la que las reuniones cara a cara no serían factibles.
A continuación algunas recomendaciones y trucos para sacar el mayor provecho a esta útil herramienta, gracias a un artículo de Digital Trends.
Cómo aplicar un fondo virtual en Zoom
Si tu espacio de trabajo en casa no es tan ordenado, podés aplicar un fondo para limpiar virtualmente el desorden real. Los ejecutivos que necesitan mostrar una apariencia más profesional cuando hacen videollamadas con los clientes pueden incluso cargar el logotipo de su empresa para usarlo como fondo, haciendo que parezca que está recibiendo la llamada en una sala de conferencias real en la oficina.
Paso 1: iniciá Zoom en tu computadora
Paso 2: ir al botón de engranajes en la esquina superior derecha de tu pantalla para iniciar el menú Configuración.
Paso 3: seleccioná Fondo virtual en el panel de menú izquierdo.
Paso 4: después de hacer eso, podés elegir entre una serie de fondos integrados. Una vista previa en vivo te mostrará cómo te verás frente al fondo.
Paso 5: para elegir tu propio fondo personalizado, hacé clic en el ícono " " junto a Elegir fondo virtual, la opción te permitirá cargar tu propio video o foto personalizada para usar como fondo virtual. Si tenés un video de un acuario, podés realizar tu reunión frente a lo que parecería una pecera viva, por ejemplo.
El uso de un fondo en vivo revelará algunos artefactos alrededor de los bordes, que pueden verse entrecortados si te movés mucho durante las videollamadas. Además, los fondos virtuales no se deben usar si planeas demostrar o señalar cosas con las manos, el movimiento de las manos se cancelan con el uso de fondos virtuales. El fondo aparecerá más suave si estás sentado frente a una pantalla verde.
Cómo usar accesos directos en Zoom
Por años de experiencia en el uso de una computadora, todos conocemos los atajos de teclado populares para copiar, pegar y deshacer. Zoom tiene su propio conjunto de accesos directos que te ayudan a silenciar y activar el micrófono rápidamente, iniciar o detener tu cámara y más.
Silenciar o activar el audio: Alt A
Iniciar o detener video: Alt V
Pausar o reanudar el uso compartido de la pantalla: Alt S
Pausar o reanudar la grabación de pantalla: Alt P
Cambiar de cámara: Alt N
Levantar o bajar la mano: Alt Y
Los comandos de accesos directos se enumeran para usuarios de computadora con Windows. Los usuarios de Mac deberán sustituir la tecla Apple o la tecla Comando por la tecla Alt.
Podés encontrar una lista completa de los atajos de teclado navegando en el menú de configuración de Zoom y seleccionando Atajos de teclado en el panel izquierdo.
Retocá tu apariencia en Zoom
Zoom ‘s Touch Up My Appearance es una característica que se tomó prestada del modo de belleza de las cámaras selfie presente en muchos teléfonos Android, ayuda a suavizar tu piel, a quitar las bolsas oscuras debajo de tus ojos y a verte mejor.
Lo mejor de todo es que los resultados parecen bastante naturales, por lo que no se ve como una burbuja de píxeles demasiado afilada cuando se ve en las pantallas de otros colaboradores.
Paso 1: ir al menú de configuración de Zoom
Paso 2: hacer clic en la opción Video en el panel izquierdo
Paso 3: En Mi video, seleccion la opción Retocar mi apariencia.
Consejo profesional: si tenés un ancho de banda de Internet superior al promedio en casa, aumentá la calidad de tu transmisión seleccionando Habilitar HD en la opción Video. Además, si te reúnís con un gran equipo, podés aumentar la vista de la galería de tu sesión de videoconferencia seleccionando Mostrar hasta 49 participantes por pantalla en la vista de galería.
De manera predeterminada, Zoom solo muestra 25 participantes por pantalla, pero podés ver más si seleccionas esta opción y tenés Internet lo suficientemente rápido en casa.
Cómo grabar y transcribir tu llamada de Zoom
Si tu empresa se suscribe a un plan Zoom más avanzado con grabación en la nube, podés grabar el audio de tu reunión. Zoom A.I. (Inteligencia Artificial, por sus siglas en inglés), ayudará a transcribir tu reunión completa con marcas de tiempo y guardará la transcripción como un archivo de texto .vtt.
Las notas de la reunión se pueden editar, si es necesario, para mayor precisión. Cuando revisás el video de tu reunión, incluso hay una opción para mostrar la transcripción directamente dentro del video, lo que hace que parezca un subtítulo cerrado.
Paso 1: abrí Zoom
Paso 2: hace clic en la pestaña Grabaciones en el lado izquierdo y elegí Grabaciones en la nube. Necesitarás una cuenta Zoom premium para usar esta función, por lo que deberás consultar con tu administrador de IT para ver si tu empresa está suscrita.
Paso 3: habilitá la Transcripción de audio en Grabaciones en la nube y guardá los cambios.
Paso 4: cuando comience una reunión, asegúrate de presionar el botón Grabar y selecciona Grabar en la nube.
Paso 5: después de la conclusión de la reunión, recibirás un correo electrónico que te avisará que la transcripción está lista.
Cómo compartir tu pantalla en Zoom
Podés comenzar a compartir la pantalla presionando el atajo de teclado Alt S, lo cual hará que tu cámara web deje de transmitir, para mostrar a todos los participantes de la reunión lo que estás viendo en tu pantalla.
Esto es útil si está intentando mostrar gráficos importantes, por ejemplo, en una reunión o si deseas mostrar una presentación de PowerPoint. Si sos orador, podés habilitar configuraciones adicionales para dar una presentación aún más pulida.
Paso 1: desde el menú Configuración de zoom, navegá hasta Compartir pantalla.
Paso 2: habilitá Entrar a pantalla completa cuando un participante comparte una pantalla.
Paso 3: si deseás mostrar una transmisión de video del orador junto con el altavoz, cuando tenés la pantalla compartida, también podés habilitar el modo de lado a lado.
Paso 4: asegurate de seleccionar Silenciar las notificaciones del sistema al compartir el escritorio, de esta manera, tu presentación no se verá interrumpida por todas tus alertas y campanas del sistema.
Además, los presentadores profesionales también pueden habilitar la función Focus Assist de Windows 10, que ayudará a ocultar los sonidos de notificación y las ventanas emergentes del sistema o tus aplicaciones de correo electrónico y calendario.
Si estás colaborando en un proyecto, también podés usar una pizarra digital para trabajar juntos. Una vez que estés en una reunión, podés hacer clic en el botón Compartir pantalla y luego elegir Pizarra blanca. Después de eso, aparecerán herramientas de anotación que te permitirán dibujar y planificar ideas y proyectos con colaboradores.
Las sesiones de pizarra pueden guardarse como imágenes separadas o compilarse en un solo PDF. En el control de la pizarra, presioná el botón Guardar y podrás elegir el formato que deseás. Ingresá una dirección de correo electrónico para compartir la pizarra guardada.
Asegurate de tener lo que estás tratando de presentar en orden y listo antes de que comience la reunión. De esta manera, podés saltar a la presentación de PowerPoint, la hoja de cálculo de Excel o el documento web inmediatamente cuando presionás el botón de compartir pantalla.
Y en caso de un escritorio desordenado, usá la función Escritorio de Windows 10 para iniciar Zoom con una imagen de escritorio nuevo, limpio y sin desorden. De esta manera, no estarás revelando ningún archivo confidencial que hayas guardado en tu escritorio y también se verá más profesional en el proceso.
Cómo programar reuniones en Zoom
Si bien a veces se necesitan reuniones improvisadas debido a cambios inesperados, si estás trabajando en proyectos a largo plazo, es muy útil reservar algo de tiempo virtual para tener disponibilidad.
Si tenés reuniones periódicas de proyectos permanentes, podés programarlas con anticipación, de esta manera todos tendrán un horario establecido y un lugar virtual para reunirse semanalmente.
Paso 1: en la pantalla de inicio de Zoom, hacé clic en Programar.
Paso 2: completá los detalles de la reunión, incluidos el tiempo, el tema y la duración, también podés configurar esto como una reunión periódica.
Paso 3: si se trata de una reunión confidencial, asigná una contraseña de reunión para compartir con los participantes.
Paso 4: si estás creando la reunión, también podés explorar Opciones avanzadas, de esta forma podés habilitar la sala de espera y habilitar unirse antes del anfitrión para permitir que los asistentes se unan a la reunión antes de tiempo. Una opción importante para seleccionar es silenciar a los participantes en la entrada para minimizar el ruido de fondo que distrae.
También podés descargar la extensión del navegador Chrome y la extensión de Microsoft Outlook para programar reuniones sin tener que iniciar la aplicación Zoom.
Cómo configurar salas de reuniones en Zoom
Útil para grupos más grandes, las salas de reuniones permiten que los equipos más pequeños aborden simultáneamente diferentes áreas de un gran proyecto.
Por ejemplo, si estás trabajando en el lanzamiento de un nuevo producto, podés programar una reunión de lanzamiento del producto y luego crear un espacio para que el equipo de marketing elabore un plan de marketing, el equipo de finanzas para ejecutar modelos y hacer proyecciones de ventas, y una tercera sala de ventas para elaborar una estrategia de ventas.
Se pueden crear hasta 50 salas separadas y el anfitrión puede preasignar a los asistentes a salas específicas. Un total de 200 participantes pueden unirse entre todas las salas, y cada sala funcionará como una reunión de Zoom independiente.
La grabación en la nube, sin embargo, se limita a la sala principal. Al igual que algunas de las funciones de Zoom más avanzadas, tu organización necesitará estar suscrita a un plan pago para tener esta función.
Paso 1: Iniciá sesión en el portal web Zoom.
Paso 2: hacé clic en Configuración.
Paso 3: en la pestaña Reunión, asegurate de que la opción Sala de reuniones esté habilitada. También es posible que desees seleccionar la opción Permitir que el anfitrión asigne participantes a las salas de grupo al programar, así como darle a tu anfitrión de la reunión la posibilidad de preasignarlo a salas específicas antes de que comience la reunión.
En una sesión de Zoom, el anfitrión tendrá acceso a las salas de reuniones en tu menú de Videoconferencia. El anfitrión podrá saltar entre las diferentes salas para hablar con los participantes.