"¡Qué suerte tengo: hoy me toca hacer el informe de gastos!". Una frase que jamás le escuchamos decir a ningún responsable de finanzas de ninguna empresa en ningún momento de la historia.
Y que, gracias a los avances tecnológicos, tal vez en el futuro cercano ya no exista ni la más remota posibilidad de que alguna vez se diga.
Es que históricamente es una actividad que se asocia con la pérdida de tiempo –revisar cada ticket de los viajes en taxi, los almuerzos de negocios, las compras de artículos de librería-, la frustración –elementos que no cierran- y la ansiedad –hay que tener el cierre para "ya"-.
Ni siquiera hace falta mencionar situaciones que a pesar de ser frecuentes son anómalas, como la pérdida de un recibo, o la molestia que produce la liquidación también del lado de los empleados.
La automatización representa ya un alivio enorme en este sentido y los avances en los últimos años son notables. Hoy los empleados no necesitan conservar ni un solo comprobante en papel: se escanea y se carga en el sistema directamente con su teléfono o su dispositivo de preferencia.
Del mismo modo, los gerentes tienen en la palma de sus manos, y a un solo clic de dificultad, la posibilidad de aprobarlo.
Sin embargo, todo tiende a mejorar en los próximos años: la incorporación de inteligencia artificial y machine learning en las herramientas tecnológicas para gestionar los gastos podrían ser la clave para que se produzca el milagro: se espera que en un horizonte de aquí a dos años, el aprendizaje automático se aplique a evaluar los informes preexistentes, observar y reproducir patrones y, como consecuencia, producir de manera autónoma informes completos de gastos.
En el mismo momento en que un colaborador tome la fotografía de un comprobante o utilice la tarjeta corporativa, el dato se acomodará en el reporte final. Una solución de reconocimiento óptico inteligente capturará la información de recibos escritos a mano –que todavía representan un buen porcentaje sobre el total en diferentes partes del mundo-. Luego, los algoritmos se basarán en innumerables fuentes de datos externos para completar en tiempo real los detalles faltantes, como la ubicación del proveedor o el tipo de gasto.
Los beneficios se multiplican para todas las partes: el CFO tendrá la seguridad de que cuenta con información completa, certera y oportuna, el empleado recibirá el reembolso, de ser necesario, con mayor rapidez y la empresa en su conjunto tendrá una gestión integral más eficiente.
Además, disminuye en gran medida el enorme cúmulo de errores que se transmitían cuando era necesario escribir manualmente los datos en una hoja de cálculo. La herramienta de auditoría SAP Concur Detect, por ejemplo, reduce las fallas en estos informes hasta en un 66%.
Sin la carga de crear y aprobar informes de gastos, las empresas pueden concentrarse en impulsar sus negocios hacia adelante. La panacea está por llegar. La frase "tengo que hacer el informe de gastos" está a punto de pasar, para siempre y definitivamente, al arcón de los recuerdos.
*Director de Soluciones para SAP Concur América Latina