La inteligencia artificial generativa va más allá de generar textos, imágenes y videos. Es una herramienta que puede revolucionar cualquier industria. Con eso en mente, la startup local Baghead Labs lanzó Docsmind, una plataforma que permite a empresas de todo tamaño interactuar con facturas, bills of landing (factura de embarque o BL, usados en comercio exterior), remitos y cualquier otro tipo de documentos comerciales.
Gastón Lavorato se dedicaba a la consultoría en marketing digital junto a Guido Pineda. En 2019, previo a la pandemia, instaló un coworking en la zona céntrica de Ramos Mejía, en el Oeste del Conurbano.
"Lo armé para generar recursos para diversos proyectos. Por eso, lo orienté para atraer profesionales de marketing digital, diseño y programación", recuerda el emprendedor.
En ese local, los hermanos Gerardo y Lucas Ruano montaron su software factory con casi 40 empleados en 2020. Así, los cuatro emprendedores crearon Baghead Labs, startup especializada en tecnologías emergentes como blockchain, smart contracts, Web3 e inteligencia artificial.
Uno de sus primeros proyectos fue generar una plataforma para tokenizar de todo: desde activos reales (propiedades) hasta contenidos. Con capital propio y apoyo de su primer cliente crearon Docsmind.
"Docsmind nació a partir de un problema real de uno de nuestros clientes en Baghead Labs, que se repite en otros: empresas que manejan cientos o miles de documentos siguen cargando datos manualmente", señala a iProUP Gastón Lavorato, CEO y cofundador de Baghead Labs.
Según el directivo, "esto no solo es lento y costoso, sino que también genera errores que impactan en dinero, tiempo, reputación y toma de decisiones". Algunas, usaban reconocimiento óptico de caracteres (OCR), una tecnología no tan precisa.
"Algunas usaban OCR que apenas reconocen texto, pero no comprende el contexto. Así que decidimos crear una solución más inteligente: una herramienta que realmente entienda los documentos, valide los datos extraídos, aprenda con el uso y se adapte al flujo de trabajo de cada empresa. Así nació Docsmind", revela Lavorato.
El sistema reconoce facturas, remitos y hasta BL, utilizados en operaciones de comercio exterior. Según el ejecutivo, una vez ingresado el PDF, "Docsmind lo analiza con modelos de IA entrenados para reconocer el tipo de documento, extraer los datos clave, validarlos automáticamente y hasta enviarlos a un sistema de gestión (ERP)". Algunos de los campos que puede extraer son:
"Lo más destacable es que no necesita plantillas fijas: aprende con el uso y se adapta a cada empresa y sus formatos particulares", resalta Lavorato.
Como ejemplo, el emprendedor utiliza el caso de un freight forwarder (transportador de mercadería internacional). "Cada semana recibía facturas, comprobantes bancarios y BL por mail, en PDF. Un equipo de tres personas dedicaba varias horas por día a cargarlos manualmente en su ERP, con los riesgos de error que eso implica", señala.
Ahora, según Lavorato, esa empresa "sube los PDF a nuestra plataforma. Docsmind analiza, extrae y valida automáticamente los datos. Aplica reglas de validación personalizadas (como equivalencias entre campos) y la información se envía directamente al sistema de gestión. Sólo una persona valida y aprueba".
"Además, implementamos un sistema de notificaciones automáticas para sus clientes, conectado a las navieras, que informa en tiempo real el estado de los BL. Ahora, procesan todo en minutos, sin errores, el equipo se dedica a tareas de mayor valor y mejoraron notablemente su comunicación con los clientes", asegura.
Lavorato remarca que una vez que el sistema procesa los datos, puede validar si:
"Las alertas se pueden configurar para aparecer en pantalla, enviarse por correo o incluso bloquear el envío de información al ERP hasta que el error sea corregido", completa.
Según Lavorato, una Pyme cliente que procesa 1.500 documentos al mes y tiene tres personas encargadas de esa tarea con Docsmind puede "ahorrar 360 horas mensuales y reducir errores al 99%".
"Además de productividad, es una herramienta de control y prevención. En logística, por ejemplo, un simple error en un BL puede implicar multas o problemas aduaneros. Ese costo puede ser muchísimo más alto que la tarifa del sistema", completa.
De esta forma, remarca que "el valor mensual de Docsmind suele representar de 5 a 10 veces menos del ahorro que genera. Se paga solo si considerás el impacto de un error en una factura, una nota de crédito mal emitida, o un BL mal cargado".
De acuerdo con Lavorato, el producto está orientado a cualquier empresa con carga documental alta y riesgo de error es candidata. Y enumera casos concretos:
El sistema puede conectarse de diferentes maneras a los sistemas que utilice una empresa, a saber:
"La idea es que no tengas que cambiar nada de tu sistema actual para empezar a usar Docsmind", remarca.
La compañía cuenta con 15 clientes de diferentes sectores: navieras, forwarders, concesionarias oficiales, agroindustria y autopartes, etc. El 90% son empresas argentinas, aunque muchas tienen operación internacional.
El próximo paso será crear una interfaz al estilo de ChatGPT para que las empresas puedan preguntarle a los datos como si fuera una persona. Lavorato enumera algunos ejemplos de consultas:
"Todo será a través de una interfaz conversacional, sin fórmulas ni necesidad de crear reportes. Simplemente, hablás con tus documentos, y Docsmind responde", anticipa.
Esos datos podrán exportarse a Excel o CSV descargables, generar datos o integrarse con plataformas de inteligencia de negocios como Power BI o Looker.
"Nuestro objetivo es claro: que cualquier empresa, grande o chica, tenga acceso a una herramienta inteligente que le permita trabajar mejor con sus documentos", cierra Lavorato.