En conmemoración del Día Mundial de la Preservación Digital, que se celebra este 2 de noviembre, Diego Marsili, director de tecnología de Addoc, una destacada empresa argentina especializada en soluciones completas para el resguardo de documentos, activos y la gestión inteligente de información, brindó una explicación sobre la importancia de preservar el contenido digital y los beneficios que esto conlleva para las empresas.
De acuerdo con la Coalición para la Preservación Digital (DPC), la preservación digital se refiere a una serie de acciones necesarias para asegurar el acceso continuo a los recursos digitales durante el tiempo que sea necesario, independientemente de los fallos en los medios de almacenamiento o de los cambios tecnológicos y organizativos.
En la actualidad, la información digital desempeña un papel fundamental en todos los aspectos de la sociedad.
En el ámbito empresarial, las compañías crean y almacenan sus documentos en formato digital para poder acceder a ellos cuando sea necesario.
Sin embargo, los archivos digitales están sujetos a la disponibilidad de hardware capaz de preservarlos, ejecutarlos y hacerlos legibles, lo cual se torna complicado en un mundo donde las innovaciones tecnológicas son efímeras debido a su constante evolución.
"El rápido avance de la tecnología va dejando obsoletos los softwares o hardwares encargados de visualizar los contenidos digitales. Por eso, desarrollar prácticas para mantener vivo el material digital es fundamental", expresó Marsili.
Las personas producimos diariamente gran cantidad de contenido digital: fotos, videos, e-mails y documentos laborales, entre otros.
Algunos de ellos son momentáneos, pero otros tienen valor a largo plazo. La preservación digital es necesaria para proteger y conservar en buen estado la información valiosa, porque evita que se pierda y se vuelva ilegible en el futuro.
Marsili explicó que almacenan "grandes volúmenes de datos digitales en repositorios de almacenamiento controlados que garantizan su integridad y seguridad".
Además, agregó que cuentan con "réplicas en tiempo real de la información y esquemas de backup que permiten retener versiones de todos los contenidos almacenados".
El director de tecnología de Addoc hizo hincapié en que "los equipamientos cuentan con soporte oficial de los fabricantes, lo que asegura la vigencia en el ciclo de vida de los componentes de hardware para poder evitar la obsolescencia, que es uno de los principales problemas a enfrentar para garantizar la preservación digital".
Además, mencionó que disponen de "servicios de cintoteca, contenedores especialmente diseñados para preservar la intangibilidad de los medios magnéticos y ópticos confiados en custodia".
La empresa también cuenta con auditorías anuales certificadas de estándar internacional ISO 27001:2015, que revisan y evalúan los controles de seguridad para la garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos.
La preservación de contenidos digitales permite acceder al material en cualquier momento y difundirlo de forma fácil, rápida e incluso masiva a las futuras generaciones o, en el caso de una compañía, a sus nuevos colaboradores.
Marsili comentó que los datos se pueden ubicar ágilmente a partir de diferentes técnicas de clasificación e indexación: "En Addoc ofrecemos diversos softwares de gestión documental que posibilitan democratizar la información y trabajar los archivos digitales de forma ágil, confiable y flexible, automatizando también flujos de trabajo e integrándolos a los ecosistemas de cada cliente".
Según el informe de tendencias de datos e inteligencia artificial (IA) del 2023 de Google Cloud, en la actualidad el 77% de las organizaciones buscan mejorar su capacidad para clasificar la información y reforzar la seguridad de los datos y los controles de privacidad.
La preservación digital incentiva la selectividad de la información corporativa. Las empresas necesitan revisar sus documentos para elegir qué es imprescindible guardar y qué se puede descartar.
Marsili sostuvo que en Addoc "el ciclo de vida de la información preservada puede estar acordado con los clientes, cumpliendo con las regulaciones nacionales que imponen un tiempo de validez de la documentación".
Hace más de una década Addoc brinda soluciones en tecnologías de la información para la guarda, gestión y administración de documentos de manera inteligente.
Actualmente posee una sede en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y plantas en Florencio Varela, La Plata, Pilar y Córdoba. Además, aporta el Know How en plantas ubicadas en Formosa y Salta.