Lo primero que debemos entender es ¿qué es un plan de mejora continua? Un plan de mejora continua es una metodología que se utiliza para analizar y evaluar los procesos de una compañía de forma permanente.
Su objetivo es el de perfeccionar todos los procesos para alcanzar la máxima calidad y la excelencia empresarial con el fin de dejar a los clientes, a los proveedores y a los propios empleados satisfechos.
Para que esto sea posible, se deben investigar las oportunidades de corrección y ajuste en las operaciones y en los productos y servicios que se comercializan para luego poner en práctica las acciones de mejora continua que hoy se sustentan en 3 pilares fundamentales:
Lo primero que se debe hacer para llevar adelante un plan de mejora continua es identificar los procesos de la compañía. Realizar un diagnóstico para conocer la situación de tu negocio y hacer un mapeo de todas las operaciones que se realizan dentro de cada área.
Como segundo paso recomiendo hacer una evaluación integral de cada una de las actividades para encontrar posibles errores y oportunidades de mejora.
Pero, ¿cuáles son esas oportunidades que se presentan? Poner en marcha un plan de mejora continua puede traer grandes beneficios.
Por ejemplo, como se disminuyen las fallas y la pérdida innecesaria de tiempo, se incrementa la productividad. Además:
Otro beneficio que se puede mejorar es el de optimizar el uso de los recursos y la capacidad de adaptación a los cambios. Asimismo, usar este tipo de metodología promueve la creatividad, la comunicación interna y el trabajo en equipo. Por último, reduce los costos de las operaciones y los gastos por errores y productos fallados.
El próximo paso es crear un grupo de trabajo conformado por integrantes de todas las áreas involucradas en el/los procesos a mejorar. Este equipo va a ser el responsable de cuantificar su situación actual e identificar las variables sobre las cuales es posible generar cambios.
Luego hay que definir las acciones de mejora. Una vez que se hayan evaluado todas las causas de los inconvenientes, el equipo brindará las posibles soluciones y tendrá que decidir la mejor manera de implementarlas. También deberá:
Una vez iniciadas las tareas de mejora hay que establecer un plan de supervisión de los avances para luego evaluar los resultados y realizar los ajustes necesarios para simplificar las tareas y sacarles el máximo provecho a los cambios realizados. También es muy importante capacitar al personal sobre los nuevos procesos definidos.
*Por Fernando Arzuaga, CEO y Co-Founder de Xubio