Qué es Open Space, y en qué medida influye en tus estrategias de Recursos Humanos

Qué es Open Space, y en qué medida influye en tus estrategias de Recursos Humanos
Las empresas necesitan que sus empleados se comuniquen de manera más eficaz y que haya una mejor comunicación: ahí entra en juego Open Space
Por iProUP
21.05.2022 06.05hs Innovación

Open Space es una metodología de espacio que se ha posicionado como  tendencias en la gestión del capital humano. Con la misma se busca generar un espacio más colaborativo y participativo, mejorarndo la comunicación en la empresa, incrementando la motivación de los empleados y establecer metodologías más flexibles y basadas en objetivos.

¿Cómo funciona Open Space?

Open Space permite ordenar las ideas de una pregunta central. Los participantes se sientan en sillas dispuestas en círculo, luego se formula la pregunta abierta y se invita a los participantes a sugerir temas a debatir relacionados con la misma.

Después, el orador (en este caso, el encargado de recursos humanos) crea la parrilla de sesiones en donde establece la duración y la cantidad a realizar. Deben ser al menos cuatro sesiones por cada 100 personas. Los espacios de comida y de descanso se deberán realizar en el mismo lugar para evitar que se rompa el flujo de ideas.

Después de debatir durante el tiempo estimado, debe salir un resultado por sesión en donde se especifiquen las conclusiones, y un resumen del trabajo hecho. A continuación, un vídeo explicativo.

Open Space mejora de la experiencia del empleado, genera confianza en ellos y los fideliza mediante el employer branding

¿En qué ayuda Open Space?

Cuáles son sus acciones principales según la Asociación Centro de RRHH:

  1. Gestión de personas veteranas. Mediante el espacio abierto, se promueven nuevas formas de trabajo, ayuda la formación constantes, genera impacto social e influye para crear nuevos métodos creativos que hagan posible la adaptación a una nueva realidad empresarial.
  2. Gestión del conocimiento y el aprendizaje. La innovación tanto digital como empresarial está generando que una empresa se pregunte cuál es su rol en el aprendizaje y generar formas de conocimiento disruptivas y que despierten el interés
  3. Creación de espacios de trabajo. El entorno es una de las cosas más importantes y por eso, generar un grado de satisfacción con el espacio ayuda a incrementar el grado de compromiso del grupo. El diseño del espacio y la configuración del mismo ayuda al rendimiento laboral.
  4. Reinvención de los Recursos Humanos
  5. Definición de comportamientos digitales que deberán tener coherencia con las políticas , los espacios, la cultura y las herramientas de la empresa. La digitalización ya se ha convertido en una actitud.
  6. Mejora de la gestión de proyectos y resultados.
  7. Mejora de la experiencia del empleado, genera confianza en ellos y los fideliza mediante el employer branding.
  8. Trabaja con diferentes modelos organizativos.
  9. Mejora la empleabilidad, aportando a los trabajadores más autonomía, capacidad de autoaprendizaje y autorresponsabilidad.
  10. Crea nuevas formas para atraer talento mediante la ofertas personalizadas y employer branding.
  11. Genera una empresa saludable  que permita regular el bienestar entre todos los componentes del equipo.
  12. Crea nuevas generaciones.

Ventajas de Open Space

A pesar de todo lo que se ha mencionado antes en cuanto a las acciones principales de esta metodología, cuesta creer que haya algún inconveniente. Aunque existen algunas teorías que argumentan la parte negativa, las ventajas son muchas.

  1. No existen jerarquías: Algo qe se ha intentado redefinir durante los últimos años es la jerarquía empresarial. Pues bien, la metodología Open Space elimina las barreras jerárquicas debido a que el contacto es cada vez más horizontal.
  2. Comunicación más eficaz entre equipos: La antigua necesidad de reunirse formalmente va desapareciendo y muchas de las cuestiones que los miembros del grupo quieren tratar, se solucionan mediante reuniones y contactos más inmediatos y personales.
  3. Intercambio de ideas: Otra de las grandes ventajas es la facilidad de colaboración con el equipo, de intercambiar conocimientos y experiencias, de generar más relación con los compañeros y establecer lazos laborales más fuertes.
  4. Ahorro de costes: Por otro lado, la empresa también puede permitirse ahorra costes en infraestructuras. La metodología de espacio abierto apuesta por la igualdad de espacios. No hace falta tener lugares asignados ni mesas grandes para definir los puestos de trabajo. Se plantean espacios de unos 10 metros cuadrados por empleado.
  5. Permite el teletrabajo: La flexibilidad de Open Space también permite ser flexibles tanto dentro como fuera de la oficina. Siempre y cuando los objetivos fijados sean cumplidos, la metodología de espacio abierto apuesta por potenciar la movilidad de los trabajadores, influyendo en su salud y rompiendo con los métodos tradicionales.

No todos los trabajadores tendrán las mismas necesidades ni los mismos objetivos, cada empleado o empleada trabajará por el seguimiento de sus propios objetivos y depende de todo el equipo que todas las ventajas que ofrece la metodología Open Space o de espacio abierto, funcione correctamente.  Cada una de las necesidades de los trabajadores son importantes y por eso, es necesario encontrar un equilibrio.

Intercambio de ideas: Otra de las grandes ventajas es la facilidad de colaboración con el equipo, de intercambiar conocimientos y experiencias, de generar más relación con los compañeros y establecer lazos laborales más fuertes.

Retos del Open Space

Frente a las múltiples ventajas de la metodología de espacio abierto en los Recursos Humanos, se encuentran algunos inconvenientes expresados por los más escépticos.

Se ha llegado a plantear que estos nuevos espacios de trabajo pueden llegar a perjudicar la concentración del trabajador e influir así en su intimidad. En consecuencia, podría  influir negativamente en la productividad.

Lo que sí es cierto es que la importancia de la armonía y el equilibrio siempre será importante y que dependerá de la empresa, que tomará las mejores decisiones para el mejor funcionamiento de la empresa y felicidad de sus trabajadores.

En estos procesos, los directivos del área de Recursos Humanos han podido  generar visiones más amplias y que van más allá de los modelos tradicionales. Espacios flexibles y llenos de confianza para el trabajador pueden mejorar las relaciones y los intereses comunes. Además, bajo la filosofía de la metodología Open Space, el espacio de trabajo debe ofrecer acceso a la tecnología más avanzada de cada momento, indicó IEBS.

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