En el auge de la trasformación digital, las compañías tienen que simplificar sus procesos. Y aunque desde hace años se habla de una oficina sin papeles, aún queda un largo camino por conseguirlo, por barreras más culturales y legales que tecnológicas.
Por ejemplo, aunque tengamos un documento en formato electrónico, si es necesario firmarlo se sigue recurriendo a su impresión y firma, frente a las ventajas de la firma electrónica.
Con la digitalización se busca mejorar la experiencia de usuario, reducir los costos, aumentar de la seguridad y automatización y mejorar los procesos de negocio.
En el proceso de transformación, sectores como salud, logística, retail, banca y seguros figuran al frente. Consentimientos informados, recepción de envíos, confirmación de compras, altas de cliente y comunicaciones con las compañías de seguros son ejemplos de procesos habituales en estos sectores, en los que la automatización de la operativa diaria con procesos digitales supone grandes beneficios.
Por ejemplo, en el caso de uso del consentimiento informado en el sector salud, que suele ser el documento firmado con más frecuencia en el entorno sanitario, es un documento personalizado que contiene los datos del paciente, médico y las características del tratamiento o intervención quirúrgica que se va a realizar y recoge los riesgos que asume el paciente, según informa A un clic de las TIC.
El documento debe ser firmado, en la mayoría de los casos, tanto por el paciente como por el médico, es una obligación legal. Una vez firmado, pasa a formar parte de la historia clínica del paciente y debe cumplir con las políticas de custodia de cada comunidad autónoma.
Gestionar el consentimiento informado en papel implica:
- Necesidad de recursos administrativos para su gestión, especialmente si después se digitaliza para ser incorporado a la historia clínica digital.
- Riesgo de extravío o deterioro desde que se recoge y envía hasta que se archiva.
- Dificultad de incorporar mecanismos para controlar su cumplimiento, al tener un circuito de gestión independiente. Idealmente el médico debería conocer antes de la intervención o tratamiento si el documento existe y está debidamente cumplimentado por el paciente.
- Inversiones en archivos físicos, tanto internos como a veces externalizados, para su custodia a largo plazo, lo cual supone importantes costes.
Por tanto, para reducir su impacto económico y mejorar los mecanismos de control, tiene mucho sentido que el documento de consentimiento informado se resuelva con la firma electrónica.
Tanto para este ejemplo, como para los anteriormente citados de recepción de envíos en el sector logístico, confirmación de compras en comercios, contrataciones en banca y aseguradoras o simplemente la firma de un contrato de trabajo, lo más recomendable es utilizar la tecnología de firma manuscrita con recogida de parámetros biométricos.
Con esta firma, al mismo tiempo que firmamos sobre la pantalla táctil, el dispositivo realiza una serie de mediciones en cada punto de la firma y captura unas 200 muestras por segundo acerca de la posición de contacto, velocidad y aceleración de movimiento, presión ejercida e inclinación del bolígrafo. Con estos parámetros se compone un perfil caligráfico del firmante y estos datos se vinculan al contenido del documento y se almacenan en él de forma cifrada para ser eventualmente revisados por un perito calígrafo en caso de conflicto judicial.