Mientras que el tejido empresarial de América Latina está conformado en un 99,5% por las micro, pequeñas y medianas empresas, conocidas como MiPyMes, sólo en Argentina, éstas generan el 54% del empleo formal. Así lo indica la CEPAL respecto de uno de los sectores más golpeados por la crisis desatada en marzo del 2020 a raíz del COVID-19.
En este contexto, éstas últimas debieron comenzar a considerar más fuertemente a la tecnología como un aliado para superar las contingencias que se les presentaban, y fue así como el ERP, software que facilita el flujo de información de todas las áreas de la organización, se tornó un verdadero protagonista del año que pasó.
Ya en términos generales implementar un sistema ERP en una PyME tiene importantes beneficios. Al suplir las restricciones que la empresa tiene, le permite responder a las exigencias del mercado sin complicaciones. ¿Cuáles son las claves que garantizan una implementación exitosa de estos sistemas?
Clave 1: definir el alcance del proyecto. Especificar correctamente y a su inicio el objetivo, no hacerlo correctamente podría dar lugar a inconvenientes. A su vez, a medida que avanza el mismo y a lo largo de todo su ciclo de vida, revisarlo para detectar y contemplar la necesidad de realizar cambios a raíz de factores externos o internos que impacten sobre el proyecto.
Clave 2: hacer más eficientes los procesos. Implementar un ERP significa también incorporar nuevos hábitos de trabajo. Es por ello que las más exitosas, contemplaron la inversión en recursos de gestión del cambio organizacional, imprescindibles para traducir nuevas funciones del sistema en cambios reales.
Clave 3: vencer la resistencia al cambio. Un cambio hacia ERP, impacta directamente en el que hacer de todos los días de los empleados. Comunicar claramente y a tiempo el alcance del cambio, así como permitir que las personas involucradas puedan participar activamente en el proceso, apunta a que aquellas afectadas puedan percibir el beneficio de ese cambio.
Clave 4: compromiso de la dirección. La dirección de la empresa es la única capaz de hacer que las cosas sucedan, desde la asignación de recursos hasta el alineamiento del personal con los objetivos del proyecto, y de la empresa misma. Sin su constante apoyo y con personas resistentes al cambio el proyecto puede fracasar o dar lugar a nuevos problemas.
Clave 5: elegir a los mejores para el proyecto. Personal interno sumamente eficiente que conozcan en profundidad el manejo de la empresa y como se llevan adelante los procesos, así como todas sus particularidades y posibles conflictos, son vitales a la hora de conformar el equipo que lleve a cabo el proyecto.
Clave 6: planificar correctamente la migración. La migración de datos desde los sistemas anteriores a un sistema nuevo es un sub proyecto que requiere tiempo y definiciones acertadas. Mientras que la información histórica puede comenzar a migrarse con tiempo; información contable, de producción o logística podría variar hasta último momento. Es por esto que generalmente el traspaso de datos se realiza un fin de semana, sin embargo, su preparación puede iniciarse previamente.
Su incorporación resulta una inversión significativa para cualquier compañía, no sólo en términos económicos, sino también de tiempo y recursos. Sin embargo, como la solución se aloja en la nube, se ahorran costos de hardware, licencias y mantenimiento, y se opera en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Por otro lado, la trazabilidad de la información y el ahorro de tiempo, impacta directamente sobre la gestión de la empresa.
Tomada la decisión de incorporar un sistema ERP a la empresa, a la hora de elegir proveedor y producto es importante pensar a largo plazo. Hay que tener en mente seleccionarlos de manera de poder incluir futuras necesidades y requisitos cambiantes del negocio, así como analizar la trayectoria y anteriores experiencias en el mercado de quien lo provea e instale.
* Por Diego Dubini, Director de Argentina y Uruguay de Seidor