El experto analiza en detalle cuáles son los perjuicios que causan la falta de gestión de las reuniones y propone consejo para aprovechar este recurso
Empleo 4.0
24.07.2020 • 21:39hs • Empleo 4.0
En las organizaciones contemporáneas, el tiempo dedicado a reuniones presenciales o virtuales, muchas veces no deja tiempo para cumplir con las tareas laborales individuales. En tiempos de pandemia global, se suma compatibilizar dichos tiempos con las características de los diversos espacios físicos y los ritmos de las tareas hogareñas.
Si bien en muchas empresas el home office ya era una tendencia en creciente desarrollo, su aplicación generalizada en el contexto actual requiere optimizar al máximo nuestra gestión de reuniones para evitar el reunionismo, pandemia institucional previa al COVID 19 que afecta a organizaciones públicas y empresas por igual caracterizada por:
- Asumir que se gestionan solas, olvidando que juntarse no es reunirse, y que estar conectado y/o tener acceso a la reunión no garantiza la participación productiva de los participantes;
- Convocar gente indiscriminadamente, llamando a los esenciales para el tema a tratar, a los relacionados indirectamente y a los que mejor estén informados por las dudas
- Concurrir a una reunión desconociendo el orden del día para la misma y/o llevando un tema por asistente
- Informar de una decisión inamovible y ya en marcha que ameritaba un mail y no un encuentro
- Asumir que la duración de la reunión es ilimitada y que es lo único que deben realizar los asistentes en su jornada laboral
- Realizar la reunión en cualquier espacio físico y/o plataforma virtual de la organización sin relacionar dicha elección con el orden del día
- No registrar en una síntesis operativa de lo tratado y/o no distribuirla entre los asistentes
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Existen numerosos tipos de reuniones: de información, de formación, de reflexión, de trabajo, de funcionamiento, de toma de decisiones, de investigación, etc. Para su gestión profesional desde el punto de vista de la comunicación, es importante acordar y establecer una serie de principios básicos para realizar reuniones
A partir de dichos principios y para evitar los trastornos que acarrea el reunionismo, la comunicación profesional tiene en la gestión de reuniones, ya sean estas presenciales o virtuales, un protocolo de 10 componentes que, aplicado correctamente, facilita optimizar el tiempo y los resultados de dichos encuentros:
Preparación por parte de los organizadores, contando con un espacio físico y/o virtual adecuado, teniendo en cuenta las comodidades, privacidad, acceso y conexión, observando la economía de participantes, estableciendo un lugar y hora de encuentro para los convocados y gestionando previamente los recursos técnicos y tecnológicos.
Construir un contexto de lo obvio, estableciendo explícitamente un código común entre todos los participantes de la reunión, para estar en la misma página y sintonía, y así poner en común los distintos puntos de vista y aportes durante el encuentro.
Establecer un objetivo explícito, utilizando un mensaje claro y conciso que haga comprensible el motivo de la reunión en términos de objetivos a cumplir en la misma.
Enumerar un orden del día definido y acotado, programando y coordinando la reunión de modo que los tiempos otorgados al tema se desarrolle según el objetivo y el horario previstos.
Identificación de roles, determinando en la convocatoria y al inicio de la reunión, que va a hacer y que se espera de cada participante, distribuir tareas y facilitar la circulación de la palabra, para trabajar en un interacción horizontal y colaborativa.
Determinación de un horario preciso y acotado, que se adecue al objetivo propuesto y permita recordar que la excesiva extensión en el tiempo disminuye la atención humana e impacta en la calidad de los resultados.
Cierre de la agenda de la reunión, enumerando de las resoluciones pendientes para la reunión siguiente y registrando de forma escrita de los aspectos nuevos, inconclusos y no tratados para ser abordados pertinentemente según calendario propuesto por quien coordine el encuentro.
Redacción de un informe de la reunión, recuperando los aspectos problemáticos y positivos extraídos, indicando las soluciones y alternativas propuestas que servirán para la asignación de tareas futuras y nuevos objetivos, aplicados a la producción de información de gestión para la toma de decisiones.
Distribución del informe entre los asistentes y los responsables de áreas complementarias, finalizada la reunión, debe enviarse el informe o síntesis a los asistentes y responsables de áreas dando conocimiento de las resoluciones tomadas, recordando los temas pendientes y calendarios de actuaciones previstos.
Monitoreo y seguimiento post reunión, dando seguimiento a cada proceso vinculado con las decisiones y resultados acordados en la última reunión, para evitar reunirse nuevamente sin resultados y recomenzando una y otra vez.
En suma, para gestionar reuniones resulta fundamental tener en cuenta que la participación es mucho más que estar presente o estar conectado. Se trata de favorecer espacios que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creación de valor en las organizaciones.
Si no asumimos gestión de reuniones desde un enfoque profesional de comunicación, en pandemia o en post pandemia, vía home office o en la oficina, seguiremos pasando más tiempo reunidos que trabajando.
*El Dr. Alejandro Ruiz Balza es docente de UADE Business School