Home office: estas son las plataformas online más usadas para el "cara a cara" virtual entre empresa y empleados

"Aquellos que puedan realizar su trabajo desde las casas, que lo hagan", disparó este domingo el presidente Alberto Fernández, lo que encendió las alertas en las empresas ante una posible "cuarentena a la italiana" que obligue a gran parte de los argentinos a permanecer en sus hogares.

Si bien el Gobierno debate por estas horas el alcance de mayores medidas de aislamiento para "aplanar" la curva de crecimiento de la pandemia, las compañías evalúan las opciones tecnológicas que les posibiliten evitar la concurrencia de empleados en las oficinas.

"A partir del discurso del Presidente, altos ejecutivos nos contactaron para ver cómo alinearse desde las propias decisiones internas que ya venían pensando, implementando y desarrollando. Buscan ser responsables socialmente y alcanzar alternativas que no afecten al negocio", confía a iProUP Natalia Terlizzi, de Hucap, quien destaca que en las empresas del conocimiento el teletrabajo " es una práctica instalada y ni siquiera modifica su operación".

"Nosotros ya hemos ofrecido teletrabajo a gran parte de nuestros empleados, porque nuestro core es la tecnología", repiten a iProUP en varias empresas de este rubro, hasta utiliza el home office como incentivo para retener talento.

Mercado Libre, por citar un caso, asegura a iProUP que "el 50% de los empleados ya está teletrabajando desde este lunes" y que están "monitoreando cómo avanzan las medidas".

En este sentido, Ezequiel Ruíz, VP de Talent Acquisition de la software factory BairesDev, señala que tienen "desde hace muchos años, una cultura laboral flexible, por lo que esta pandemia nos encontró totalmente preparados para seguir trabajando, sin detener la productividad", por lo que el 80% su planta trabaja de forma remota.

La pandemia además aceleró los planes de empresas –especialmente, las Pymes– que no pertenecen al rubro informático y no poseen "espaldas tan anchas" para migrar rápidamente al trabajo remoto. La gran incógnita es, en este caso, cuáles son las herramientas más efectivas para que los equipos de trabajo desempeñen sus tareas desde el hogar.

Comunicación

Se trata del principal dilema de las empresas: cómo emular de manera digital la interacción entre los miembros de una organización y la gestión de las reuniones.

Una de las herramientas que pica en punta es Slack, un sistema de mensajería instantánea empresarial que salió a la Bolsa a mitad del año pasado y que está siendo cada vez más utilizada entre las corporaciones.

Posee un plan gratuito para pequeños equipos de trabajo que ofrece chat grupales, videollamadas entre miembros e integración con varias aplicaciones de oficina, como Google Drive y Office 365.

Para compañías más grandes, hay planes que van desde los 8 dólares mensuales y ofrecen características avanzadas, como la posibilidad de crear canales específicos por cliente o proyecto.

Otra de las opciones más usadas es Zoom, que brinda salones de reuniones virtuales para realizar conversaciones de voz o video hasta 100 personas de manera gratuita.

También ofrece la posibilidad de compartir notas o la pantalla de la computadora con el resto. Sus planes avanzados arrancan en los 15 dólares mensuales por cada "host" (anfritrión de la llamada) e integración con otras aplicaciones de oficina.

La opción sin costo más fácil de implementar, sin dudas, es Google Meet, que está integrada a las cuentas de Gmail, tanto personal como corporativo. Tiene capacidad hasta 10 personas por chat grupal e integración con Google Calendar: es posible agendar reuniones con un link de Meet para realizar encuentros virtuales.

Skype es otra gran alternativa gratuita: no sólo permite realizar conferencias entre los miembros de un equipo (vía texto, voz o video), sino también compartir la pantalla de la PC para –por ejemplo– compartir una presentación de PowerPoint.

Por su parte, Facebook cuenta con Workplace, que combina herramientas de comunicación (chay y videoconferencias), directorio de empleados, espacio para archivos compartidos e integración con otras plataformas de trabajo remoto. Tiene una versión gratuita y los planes pagos arrancan en los 4 dólares por mes por empleado.

Coordinación

Además de comunicarse entre sí, los colaboradores de una organización pueden acceder a tableros que les permita organizar el trabajo para eficientizar el esfuerzo y evitar que se repitan tareas, entre otras funciones.

Una opción interesante de esta categoría es Trello, que utiliza el método Kanban, que permite coordinar el flujo de trabajo en base a la demanda: en una columna se ingresa una tarjeta con el pedido de un nuevo producto, la cual viaja por otras columnas (fases) hasta que llega al cliente.

Si bien fue pensada para la era industrial, esta metodología hoy se utiliza para todo tipo de proyectos y permite que cada colaborador trabaje de manera coordinada en base a la evolución del flujo de trabajo.

Trello tiene una versión gratuita que permite usar gran parte de sus funciones, pero también tiene suscripciones pagas (desde u$s10 mensuales por integrante) que amplían algunas características.

En los últimos días, Microsoft anunció que ofrecerá sin costo su servicio Teams (incluido dentro de su paquete Office 365) para que las empresas de todo el mundo puedan acceder gratis a esta plataforma de teletrabajo.

Con Teams es posible chatear, realizar reuniones de videoconferencia, compartir archivos de Office (Word, Excel, PowerPoint) y organizar tareas en el calendario, con funciones de control de cumplimiento.

Otro gran representante de este rubro es Asana, un calendario "potenciado" con otras funcionalidades para favorecer el trabajo coordinado. Permite organizar las tareas en una línea de tiempo para que los miembros trabajen de manera sincronizada en cada etapa y los "jefes" puedan monitorear los avances.

Ofrece una cuenta gratuita para usuarios de hasta 15 miembros: para ampliarla y acceder a otras funciones avanzadas desde u$s11 mensuales.

Brainstorming

Una interesante aplicación para realizar "tormentas de ideas" es la argentina Mural, que acaba de recibir una inversión de u$s23 millones en una ronda liderada por Radian Capital, con participación de Gradient Ventures (Google) y Endeavor Catalyst.

"La semana pasada registramos un récord histórico en uso y alta de cuentas: aumentó 10 veces en todo el mundo, incluida la Argentina", revela a iProUP Patricio Jutard, cofundador de la empresa.

A la hora de explicar su funcionamiento, Jutard afirma que Mural "es un pizarrón colaborativo online que reemplaza a la pizarra de una sala de reuniones, en el que se realizan diagramas, se dibuja, se pegan postits en caso de un brainstorming y videoconferencias".

Y resalta que el uso es ideal para equipos que intentan resolver un problema, diseñar un nuevo producto o servicio. "Es un complemento para sistemas de chat, de archivos compartidos y de videoconferencia", añade el ejecutivo de Mural, que cuesta desde 12 dólares mensuales por miembro.

Gestión de clientes

Las empresas que se dediquen a las ventas pueden automatizar esta parte del negocio con plataformas de CRM (Gestor de Relaciones con los Clientes) que funcionen 100% de manera online.

Una de las opciones más usadas es Zoho CRM, que permite gestionar la facturación, monitorear el estado de clientes potenciales, registrar notas y llamadas a contactos, y controlar la realización de ventas y acuerdos.

Ofrece una versión gratuita que abarca hasta tres integrantes, pero a partir de los u$s8 mensuales por miembro se amplía el tamaño del equipo y se acceden a otras funcionalidades.

Almacenamiento

Por último, todo equipo de trabajo debe tener una plataforma dónde guardar archivos de manera compartida, para que todos puedan acceder a documentos de Word, planillas de Excel, presentaciones de PowerPoint, imágenes realizadas en PhotoShop, diseño de planos asistidos por computadora (CAD) y un amplio etcétera.

En este caso, Google ofrece Drive con una cuota de espacio gratuita de 15 GB (compartida con otros servicios, como Gmail o Fotos), con la posibilidad de editar documentos, planillas y presentaciones. Para conseguir más espacio, se puede abonar desde 2 dólares mensuales (100 GB).

"Lo que más uso es Gmail, donde concentro todo y organizo el trabajo; y Drive, porque toda mi computadora esta copiada ahi", afirma a iProUP Daniel Benchimol, director de Proyecto451, empresa especializada en publicaciones digitales. Y agrega: "Una clave del home office es no depender de una PC en particular, sino poder trabajar siempre sin importar qué pantalla tengas delante".

En tanto, Microsoft brinda OneDrive con 6 GB para los usuarios sus cuentas de correo gratuitas (Outlook, Hotmail, Live) y la posibilidad de aumentar la capacidad a 100 GB con un pago mensual de u$s2. Y, obviamente, integración con las versiones online de Word, Excel y PowerPoint.

Por último, DropBox es una opción para no depender de Google ni Microsoft. Su modalidad sin costo brinda 2 GB, pero la firma posee planes para equipos de trabajo que parten desde los u$s12,50 y 5 TB de almacenamiento, además de incluir herramientas colaborativas.