En los últimos años, las empresas invirtieron fuerte en tecnología para digitalizar sus operaciones. Sin embargo, muchas no están viendo el retorno esperado. El problema ya no es la implementación, sino la adopción.
"Muchas organizaciones ya tienen el ecosistema digital implementado. El desafío hoy no es tecnológico, es cultural: cómo lograr que las personas trabajen mejor con esas herramientas", explica Nicolás Marcoff, Team Leader en Raona, empresa líder en IA y Transformación Digital.
Según datos de Gartner, más del 70% de las iniciativas de transformación digital no alcanzan sus objetivos iniciales, principalmente por falta de adopción por parte de los usuarios.
En términos de negocio, esto tiene impacto directo: menor productividad, duplicación de tareas y pérdida de tiempo operativo. En muchos casos, las organizaciones terminan utilizando solo una parte del potencial de las herramientas por las que ya están pagando.
El ecosistema de Microsoft, con soluciones como Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive, se consolidó como estándar en muchas organizaciones.
Sin embargo, la disponibilidad de estas herramientas no garantiza su uso eficiente.
"Nos encontramos con empresas que tienen todo implementado, pero siguen operando con lógicas antiguas: archivos locales, múltiples versiones de un mismo documento o dependencia excesiva del correo electrónico", señala Marcoff.
"Invertir en tecnología sin trabajar la adopción es, en la práctica, digitalizar ineficiencias."
En una compañía industrial de más de 500 empleados, por ejemplo, el uso de Microsoft Teams estaba limitado a reuniones virtuales, mientras que la gestión documental seguía ocurriendo por correo electrónico.
A través de un proceso de adopción enfocado en casos reales, lograron migrar el trabajo hacia entornos colaborativos, reduciendo en más de un 40% la generación de versiones duplicadas de documentos y disminuyendo significativamente el uso del correo interno para intercambio de archivos.
Uno de los cambios más relevantes es cómo las empresas están redistribuyendo su inversión tecnológica.
"Hoy vemos organizaciones que ya hicieron la inversión en licencias y ahora están destinando entre un 15% y un 30% adicional a iniciativas de adopción: capacitación, acompañamiento y rediseño de procesos", explica Marcoff.
"Cuando la adopción mejora, el impacto es inmediato: menos tiempo perdido en tareas manuales, menos errores y una mejor colaboración entre equipos", añade.
En una empresa del sector energético con operaciones internacionales, este enfoque permitió ordenar flujos de trabajo que habían crecido de forma desestructurada. Como resultado, lograron reducir errores operativos vinculados a información desactualizada en torno a un 25% y mejorar los tiempos de acceso a documentación crítica en más de un 40%.
Uno de los principales desafíos sigue siendo cómo se comunica la información dentro de la organización.
Desde Raona, el desarrollo de hubs de comunicación interna sobre SharePoint se volvió una de las soluciones más demandadas.
"La adopción no es solo enseñar a usar una herramienta. Es generar hábitos. Y eso implica que las personas sepan dónde encontrar la información y confíen en ese entorno", agrega Marcoff.
En organizaciones con múltiples canales como correo, chats, carpetas compartidas, la falta de un punto central genera ineficiencias claras. En algunos casos, la implementación de estos hubs permitió reducir hasta un 20% el tiempo que los usuarios destinan a buscar información dentro de la organización.
Lejos de ser un proyecto puntual, la adopción digital se consolida como un proceso continuo dentro de las organizaciones.
En Raona, los proyectos combinan diagnóstico, capacitación y acompañamiento en situaciones reales de trabajo, buscando que las herramientas se integren en la operatoria diaria.
"Las sesiones que mejor funcionan son las que parten de problemas concretos: cómo compartir información correctamente, cómo trabajar sobre un mismo documento o cómo organizar un proyecto. Ahí es donde se produce el cambio real", explica Marcoff.
En una organización con fuerte carga administrativa, la migración desde servidores locales hacia OneDrive y SharePoint permitió mejorar el acceso a la información, asegurar el versionado y reducir riesgos asociados a la gestión de datos.
La incorporación de herramientas como Microsoft Copilot plantea un nuevo escenario.
"Las organizaciones que no resolvieron la base —orden de la información y buenas prácticas— tienen más dificultades para aprovechar estas herramientas. La inteligencia artificial potencia lo que ya existe, no lo corrige", advierte Marcoff.
Hoy, el foco de las organizaciones está en lograr eficiencia, mejorar la colaboración y asegurar la gestión de la información, independientemente del modelo de trabajo.
"La tecnología ya está. El desafío es cómo se usa. Y eso depende de las personas, los procesos y una estrategia clara de adopción", sotuvo.
"Las empresas que logren resolver la adopción van a sacar una ventaja clara. Porque no se trata de tener más tecnología, sino de usarla mejor", concluye Marcoff.