En nuestro país, junio no solo marca el comienzo del invierno y las frías temperaturas, sino que también es el mes en el que, por ley, las empresas deben pagar el medio aguinaldo o sueldo anual complementario.
Este proceso representa mucho más que un desafío para las cuentas de las compañías en términos económicos.
La circunstancia de que estamos en un país inflacionario, con actualizaciones y revisiones paritarias constantes, con sumas fijas, cláusulas de actualización y multiplicidad de ítems en los recibos, añade a las tensiones de caja que provoca afrontar esta responsabilidad de un desafío administrativo y burocrático adicional, que sobrecarga de tareas al área de recursos humanos.
Uno de ellos es el proceso mensual de la firma de haberes, en el que está incluido el aguinaldo, y que consta de la impresión de cada recibo de sueldo, su firma y distribución a cada colaborador, y finalmente, el archivado de las copias firmadas.
La realización de estos pasos de forma manual resulta tediosa y propensa a errores. Además, requiere un control minucioso en cada etapa del proceso.
Además, con la creciente adopción de nuevos modelos de trabajo, como el trabajo freelance y las nuevas formas de contratación, los sistemas de nómina tradicionales se quedan rezagados. No están diseñados para administrar instancias como estas.
En este contexto, la digitalización de la nómina y la automatización del pago del aguinaldo pueden ofrecer soluciones efectivas a estos desafíos.
Imaginemos un proceso en el que, gracias a la automatización, simplemente se necesita subir un archivo PDF con todos los recibos de sueldo y enviarlo con un clic.
El sistema se encarga de identificar a quién pertenece cada recibo, lo firma por la empresa, notifica a cada colaborador para que firme digitalmente y luego archiva todos los documentos en una carpeta. Además, esta solución permite un monitoreo en tiempo real por parte de los administradores, brindando trazabilidad en todo el proceso.
Con una herramienta automatizada como Naaloo, el trabajo administrativo se reduce en un 60%. Esto significa que el tiempo necesario para completar estas tareas se reduce de 16 a 9,6 horas semanales en promedio.
Si extrapolamos este ahorro de tiempo a un mes completo, nos encontramos con aproximadamente 24 horas de trabajo ahorradas por cada persona del equipo administrativo. Esto equivale a unas 3 jornadas laborales adicionales que podrían dedicarse a tareas más productivas para la empresa.
Además, este ahorro de tiempo se traduce en un ahorro económico, estimado en alrededor de $33.600 pesos por administrativo, considerando el valor de la hora de trabajo de un administrativo según Glassdoor.
Según una encuesta que realizamos a clientes, la mayoría de los consultados aseguró haber logrado un ahorro de tiempo dedicado a la gestión de entre un 30% y un 85%.
Algo más de la mitad mencionó que, con nuestra plataforma, obtuvo una disminución de entre el 55 y el 95% de la carga de tareas, mientras que otro tercio respondió que la caída fue entre la mitad y un cuarto. En la variación de estas cifras impacta la cantidad de herramientas que utilizan y el conocimiento que poseen de la plataforma.
Cuando consultamos en qué tareas notaron mayor impacto, destacan la automatización de entrega y firma de recibos de sueldo y los procesos de registro automáticos como en vacaciones o entrega de equipos.
Además, el 92% de los usuarios reportó resultados positivos en tareas como la comunicación interna, donde la utilización de la app de Naaloo les simplificó los procesos. El 100% de los clientes de Naaloo comenzó a implementar nuevos procesos a partir de la plataforma.
Por esto, el 98% de los clientes recomienda la utilización del software y, por ende, la digitalización para afrontar procesos cada vez más complejos.
La digitalización agiliza los procesos de nómina cotidianos, haciéndolos precisos y predecibles. De esta forma es posible automatizar los cálculos, identificar las anomalías y abordar los problemas de manera proactiva. Como resultado, los ahorros de tiempo y costos se obtienen de inmediato.
La digitalización de la nómina y las tareas de recursos humanos no solo se trata de ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia, sino que también tiene un impacto directo en la experiencia de los colaboradores.
Según la Asociación Estadounidense de Nómina, casi la mitad de los empleados estadounidenses dejan sus trabajos si experimentan problemas con sus cheques de pago dos veces. Esto demuestra lo costosos que pueden ser para una empresa los errores manuales resultantes de la gestión de nóminas.
Además, el mismo informe muestra que las empresas que utilizan una solución en la que las funciones de nómina y control están automatizadas superan en promedio sus objetivos de ingresos en un 7 %.
Es claro, entonces, que una gestión eficiente de la nómina tiene un gran impacto en la rentabilidad del negocio y la retención de empleados. Entre otras cosas porque, más allá de la conformidad con el nivel de las remuneraciones, la incertidumbre y las malas experiencias de los colaboradores con la rigurosidad y la transparencia de sus pagos afectará su productividad.
En la Argentina, los recibos de sueldo digitales se volvieron cada vez más populares, sobre todo desde que el Ministerio de Producción y Trabajo permitiera, en 2019, su emisión en formato digital de manera opcional.
Pero la necesidad de invertir en procesos digitales de gestión de sueldos y beneficios se hizo evidente con más fuerza durante la pandemia de 2020, cuando la falta de acceso remoto a los procesos de nómina puso en riesgo la continuidad de las operaciones. Esto llevó a muchas empresas a reconocer la importancia de la digitalización y la adopción de tecnologías ágiles en la nube para aumentar la eficiencia y reducir los riesgos.
Durante años, la nómina se trató solamente como una cuestión de costos en lugar de ser vista como un proceso de soporte interno vital que es fundamental para mantener la lealtad y el compromiso de los empleados.
Según PayrollOrg, una entidad global surgida de la fusión entre el Global Payroll Management Institute y la American Payroll Association, esto trajo como consecuencia que la inversión en procesos de nómina digital estuvo siempre muy atrás con respecto a las funciones orientadas al cliente.
En los últimos dos años, sin embargo, la inversión y adopción de tecnología fue aumentando y ahora se reconoce como esencial para satisfacer las demandas de todas las funciones comerciales y aumentar la eficiencia, reducir los riesgos y crear una experiencia de usuario para los empleados que permita una productividad óptima.
Sin embargo, en el mismo sondeo de PayrollOrg, el 54% de las empresas mencionó que hay margen de mejora en sus políticas y prácticas de nómina actuales.
La digitalización y la gestión inteligente del capital humano son aspectos clave para el éxito empresarial. La adopción de soluciones tecnológicas en la nómina no solo genera ahorros en costos y tiempo, sino que también mejora la comunicación con los empleados y contribuye a la productividad y el bienestar interno.
Es hora de que las empresas reconozcan la importancia de invertir en procesos de nómina digital y aprovechen los beneficios que la tecnología puede ofrecer.