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El proceso de facturación tradicional o no-automatizado es una tarea rutinaria y manual, de cálculo y registro, que requiere de personal calificado para esta labor netamente administrativa, y se torna costosa para la empresa y demanda largas horas de trabajo para los responsables, que puede incrementarse considerablemente de acuerdo con la cantidad de operaciones de un comercio.

Por otra parte, todo negocio que maneja constante información administrativa es permeable a errores de comunicación al momento de facturar a sus clientes.

Por eso, resulta necesario no solo digitalizar los procesos, sino también automatizarlos, mediante sistemas de facturación, softwares CRM, y distintas aplicaciones según el rubro.

Con un adecuado sistema de facturación y gestión online, las empresas automatizan su facturación en simples pasos tan sólo configurando los parámetros deseados para el envío de los comprobantes, según el nicho comercial de la organización.

A continuación, las 5 principales ventajas de automatizar la facturación de un negocio:

  • Reduce errores humanos: al emitir los comprobantes de manera automatizada, las probabilidades de que el personal administrativo genere facturas erróneas o cargue datos incorrectos, es altamente menor. Un sistema de facturación eficiente realiza la automatización mediante programación y cálculos precisos, integrando muchos datos en simultáneo
  • Aumenta la productividad: un sistema de facturación permite crear y guardar clientes, evitando cargar sus datos cada vez que se les factura (se hace una sola vez). Lo mismo sucede con los productos, servicios, compras y otros ítems. Si bien una planilla de excel con las fórmulas adecuadas puede ser de gran ayuda para los inicios de una empresa pequeña, a medida que la misma complejiza su caudal de ventas y procesos, necesitará un software que también calcule automáticamente impuestos, rentabilidad y KPIs (Key Performance Indicators –Reportes del negocio). Asimismo, un programa de facturación permite duplicar las facturas cuando se lo precise, o programar el envío de facturas recurrentes.
  • Ahorro por reducción de costos: aumentar la productividad trae como consecuencia directa el ahorro por reducción de costos. El presupuesto ahora "no gastado", se puede destinar a otras áreas de la empresa que sí lo precisen. Dentro de esta ventaja, aumenta también la competitividad de la compañía ya que, gracias a la implementación de un sistema de facturación, el personal calificado puede enfocarse en la rentabilidad y no en tareas mecánicas para lo que no se requiere cualificación alguna.
  • Resuelve la facturación de ventas online: vender a través de un sitio de comercio electrónico implica unificar distintos canales de venta, como pueden ser varios locales a la calle; unificar también stock de distintos depósitos y manejar de forma eficiente las distintas listas de precios de productos de la empresa. Un software de facturación automatiza la emisión de facturas y así también la agenda automática de clientes, el manejo de la entrada y salida de productos y los cambios en los precios omnicanal. De esta forma, vender por internet es más simple para todo tipo de comercio.
  • Optimiza las cobranzas: por un hábito cultural, los clientes tienden a abonar sus compras luego de haber recibido la factura. Esto también tiene una lógica organizacional si el comprador es otra empresa (negocio B2B) y no un consumidor final (negocio B2C). Por lo tanto, el consumidor aguarda el comprobante para realizar su pago. Cobrar a los clientes de forma manual es un proceso largo y puede tornarse tedioso.Automatizar la facturación con un sistema, prevé las cobranzas pendientes, ofrece un seguimiento de éstas y mejora la liquidez de la empresa.

    • Teniendo en cuenta todos estos beneficios, una tarea manual que pasa a ser automática, es tiempo y dinero ahorrado para la empresa.

    ¿Sabías qué? El promedio de tiempo estimado para generar, por ejemplo, 250 facturas desde el aplicativo de AFIP es de 8 hs, mientras que un sistema de facturación como Contabilium envía esas mismas 250 facturas en 2 minutos con un solo click.

     

    * Por Leandro Halfon, CEO y fundador de Contabilium

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